Een tussenrekening is een balansrekening waarop je een bedrag tijdelijk parkeert totdat de tegenpost bekend is. Je gebruikt hem als de ene kant van een transactie al vaststaat (er is geld afgeschreven, er is geld ontvangen, er is een salarisrun verwerkt) en de andere kant nog niet. Een tussenrekening hoort daarom leeg te lopen: aan het einde van elke maand staat hij op nul, of hij bevat alleen jonge posten waarvan je precies weet wat ze zijn en wie ze oplost.
Waarvoor dient een tussenrekening?
Elke boeking heeft een debet en een credit, maar in de praktijk komt informatie niet altijd tegelijk binnen. De bank laat een afschrijving zien terwijl de factuur nog niet is ingeboekt. De salarisverwerker levert een journaalpost terwijl de betaling pas volgende week loopt. Er komt 1.840 euro binnen zonder kenmerk. In al die gevallen wil je de ene kant nu boeken, zonder te gokken naar de andere kant. De tussenrekening vangt dat op.
Het woord "tijdelijk" is de kern. Een tussenrekening is geen eindbestemming maar een wachtkamer. Zodra de tegenpost bekend is, boek je de post over naar de rekening waar hij thuishoort. Wat overblijft, hoort nul te zijn.
Welke tussenrekeningen kom je tegen?
De namen verschillen per boekhoudpakket en per bedrijf, maar in het mkb zie je meestal deze soorten:
- Kruisposten: geld dat onderweg is tussen eigen rekeningen, bijvoorbeeld van de betaalrekening naar de spaarrekening, of van de kas naar de bank. De afschrijving boek je op kruisposten, de bijschrijving een dag later boek je er tegenover.
- Vraagposten: ontvangsten en betalingen waarvan je nog niet weet wat ze zijn. Een ontvangst zonder factuurnummer, een afschrijving van een onbekende partij.
- Pin- en iDEAL-tussenrekening: de omzet boek je per dag of per kassabon, de uitbetaling van de betaalprovider komt een of enkele dagen later in een verzamelbedrag binnen. Het verschil zit in de tussenrekening tot de uitbetaling er is.
- Salaris-tussenrekening (netto lonen): de loonjournaalpost zet het netto te betalen bedrag op deze rekening, de bankbetaling boekt hem weer weg.
- Nog te verdelen kosten: een factuur die over meerdere afdelingen of projecten verdeeld moet worden, maar waarvan de verdeling nog niet bekend is.
- Tussenrekening inkoop of ontvangen goederen zonder factuur: de goederen zijn binnen en op voorraad geboekt, de inkoopfactuur is nog niet ontvangen.
Waarom moet elke tussenrekening aan maandeinde op nul staan?
Een tussenrekening die niet op nul staat, betekent dat er posten zijn waarvan de tweede kant nog ontbreekt. Dat is niet erg zolang die posten jong zijn en je weet wat ze zijn. Een kruispost van 30 september die op 1 oktober binnenkomt, is normaal. Een vraagpost van april die in september nog open staat, is een probleem.
De regel die goed werkt: aan maandeinde is elke tussenrekening nul, of bestaat hij uitsluitend uit herkenbare posten van maximaal een maand oud. Elke post die ouder is, verdient uitleg in het balansdossier: wat is het, wie zoekt het uit, en wanneer is het weg.
Het gevaar van oude posten is dat ze kosten of omzet verstoppen. Een afschrijving van 3.200 euro die op vraagposten staat, is vaak een factuur die nooit is ingeboekt. Zolang hij op de balans staat, zie je hem niet in de winst-en-verliesrekening en is het resultaat over die maand te hoog. Andersom kan een ontvangst op vraagposten omzet zijn die je nog niet hebt gefactureerd. Als niemand het uitzoekt, komt het pas boven water bij de jaarrekening. Dan verspringt het resultaat ineens, en niemand kan meer uitleggen in welke maand het hoorde.
Hoe ontstaan oude posten?
- Twee bankrekeningen worden door verschillende mensen verwerkt en niemand kijkt naar het geheel.
- Een tegenpost wordt rechtstreeks geboekt in plaats van via de tussenrekening, zodat de eerste post blijft hangen.
- De betaalprovider houdt kosten in, waardoor de uitbetaling nooit precies gelijk is aan de omzet op de tussenrekening.
- Niemand is eigenaar van de rekening, dus niemand voelt zich verantwoordelijk.
Hoe sluit je tussenrekeningen aan per maand?
Aansluiten betekent: van elke tussenrekening kunnen zeggen uit welke posten het saldo bestaat en waarom ze er nog staan. Dat doe je zo:
- Maak per tussenrekening een lijst van openstaande posten. Niet het saldo, maar de losse regels. Het saldo zegt niets; de regels wel.
- Bepaal de ouderdom. Sorteer op datum. Alles ouder dan een maand krijgt een vlag.
- Wijs een eigenaar aan. Per rekening één persoon die verantwoordelijk is voor het leeglopen, en bij lastige posten één persoon per post.
- Zoek uit en boek over. Zoek de tegenpost: het bankafschrift van de andere rekening, de factuur, de uitbetalingsspecificatie van de betaalprovider, de loonstrook. Boek de post over naar de rekening waar hij thuishoort.
- Boek niet weg. Een post die je niet kunt verklaren, boek je niet "voor het gemak" naar algemene kosten of naar het resultaat. Hij blijft staan, met een notitie en een eigenaar, tot hij is uitgezocht.
- Leg de restpost vast. Wat aan maandeinde blijft staan, documenteer je: bedrag, datum, wat het is, wie het oppakt. Dat is de onderbouwing in je balansdossier.
Doe dit in dezelfde ronde als het afletteren van de bank. De meeste tussenrekeningposten ontstaan bij de bankverwerking, dus daar los je ze ook het snelst op. Zet het als vaste taak op je afsluitchecklist, met een werkdag-deadline en een reviewer.
Rekenvoorbeeld: een kruispost van 12.500 euro die drie maanden blijft staan
Een bedrijf heeft een betaalrekening en een spaarrekening. Op 28 maart boekt de DGA 12.500 euro over van de betaalrekening naar de spaarrekening. De afschrijving op de betaalrekening wordt netjes verwerkt:
- Kruisposten debet 12.500
- Betaalrekening credit 12.500
De spaarrekening heeft geen eigen dagboek en de afschriften ervan worden alleen bij het jaareinde verwerkt. De bijschrijving van 12.500 euro wordt dus in maart, april en mei niet geboekt. De tussenrekening kruisposten blijft drie maanden op 12.500 debet staan.
Wat zie je in de maandrapportage? Dat hangt af van waar kruisposten in de rapportagestructuur is ingedeeld:
- Staat kruisposten onder liquide middelen, dan klopt het totaal toevallig wel, maar de verdeling niet: de spaarrekening staat 12.500 te laag en er staat 12.500 op een rekening die niets hoort te bevatten. Wie het saldo per bankrekening vergelijkt met het echte saldo bij de bank, ziet een verschil van 12.500.
- Staat kruisposten onder overige vorderingen, dan zijn de liquide middelen drie maanden lang 12.500 te laag. De kaspositie in het dashboard is verkeerd, en een liquiditeitsprognose die start vanuit het banksaldo begint 12.500 te laag.
In juni worden de spaarafschriften alsnog verwerkt en valt de kruispost weg. De liquide middelen springen in die maand 12.500 omhoog zonder dat er iets is gebeurd. Wie de maandcijfers naast elkaar legt, ziet een onverklaarbare sprong in juni en een dal in maart, april en mei. Met een lijst van openstaande kruisposten per maand was dit op 5 april al gezien.
Wat gaat er in de praktijk mis?
- Het saldo klopt toevallig. Een openstaande ontvangst van 4.750 debet en een openstaande betaling van 4.750 credit vallen tegen elkaar weg. Het saldo is nul, maar beide posten zijn nog steeds niet verklaard. Alleen een lijst per regel laat dit zien.
- Vraagposten "tijdelijk" naar algemene kosten. Om de tussenrekening leeg te krijgen, boekt iemand de onbekende posten naar een kostenrekening. Het probleem is niet opgelost maar verstopt: de kosten staan op een rekening waar niemand ze herkent, en de echte factuur wordt later nog een keer geboekt. Zie ook balans sluit niet na import voor wat zulke correcties met de aansluiting doen.
- De tussenrekening als vergaarbak. Alles wat lastig is, gaat erop: privéopnames, borgsommen, een lening aan een medewerker. Na een jaar staat er een saldo van 38.000 dat niemand meer kan ontleden.
- Geen eigenaar. De bankverwerking is van de administratief medewerker, de loonjournaalpost van het salarisbureau, de betaalprovider van de webshopbeheerder. Niemand kijkt naar de tussenrekening als geheel.
- Alleen bij jaareinde opgeschoond. Twaalf maanden posten in één keer uitzoeken kost dagen, terwijl elke maand tien minuten kost. En de maandcijfers van dat hele jaar waren onbetrouwbaar.
Zo werkt het in Easyclose
Easyclose boekt niet, maar laat wel zien waar het misgaat. Na import uit je boekhoudpakket (auditfile, Excel of CSV, of via een directe koppeling met onder meer Exact Online, AFAS en e-Boekhouden) zie je per tussenrekening het saldo per maand in de balans, en klik je door tot de losse boekingsregels: datum, dagboek, boekstuk en omschrijving. Zo zie je meteen of een saldo van nul echt leeg is, of bestaat uit posten die tegen elkaar wegvallen. De virtuele controller geeft automatisch een signaal bij tussenrekeningen met een saldo aan maandeinde, met de boekingsregels als bewijs.
In de afsluitchecklist zet je "tussenrekeningen aansluiten" als vaste taak, met een eigenaar per rekening, een werkdag-deadline en een reviewer. Loopt de taak structureel te laat, dan zie je dat terug als knelpunt in het afsluit-dashboard. Wil je het eerst zien werken, probeer dan de demo met fictieve cijfers.
Veelgestelde vragen
Wat is een tussenrekening in de boekhouding?
Een tussenrekening is een balansrekening waarop je een bedrag tijdelijk parkeert totdat de tegenpost bekend is. Je gebruikt hem bijvoorbeeld als de bank een afschrijving laat zien terwijl de factuur nog niet is ingeboekt, of als geld onderweg is tussen twee eigen rekeningen. Zodra de tegenpost bekend is, boek je de post over naar de juiste rekening. Een tussenrekening hoort aan het einde van de maand op nul te staan.
Wat is het verschil tussen kruisposten en vraagposten?
Kruisposten gebruik je voor geld dat onderweg is tussen eigen rekeningen, zoals van de betaalrekening naar de spaarrekening of van kas naar bank. Je weet precies wat het is, alleen de bijschrijving is nog niet verwerkt. Vraagposten gebruik je voor ontvangsten en betalingen waarvan je nog niet weet wat ze zijn, bijvoorbeeld een bedrag zonder kenmerk. Kruisposten lopen meestal binnen een dag leeg, vraagposten vragen uitzoekwerk.
Moet een tussenrekening altijd op nul staan?
Aan het einde van de maand wel, of hij bestaat alleen uit herkenbare posten van maximaal een maand oud. Een kruispost van de laatste dag van de maand die op de eerste dag van de volgende maand binnenkomt, is normaal. Een post die ouder is dan een maand, hoort uitgezocht en overgeboekt te zijn, of vastgelegd met een uitleg, een eigenaar en een datum waarop hij weg is.
Hoe vaak moet ik tussenrekeningen aansluiten?
Elke maand, als vast onderdeel van de maandafsluiting, direct na het afletteren van de bank. Per maand kost dat meestal minuten, omdat de posten jong zijn en de tegenpost makkelijk te vinden is. Wie het alleen bij het jaareinde doet, moet twaalf maanden posten in één keer uitzoeken en heeft een heel jaar met onbetrouwbare maandcijfers gerapporteerd.
Wat doe ik met een vraagpost die ik niet kan verklaren?
Laat hem staan op de tussenrekening, met een notitie over wat je al hebt onderzocht en wie het verder oppakt. Boek hem niet naar algemene kosten of naar het resultaat om de rekening leeg te krijgen. Daarmee verstop je het probleem en riskeer je dat de echte factuur later nog een keer wordt geboekt. Vraag de bank of de tegenpartij om meer informatie over de transactie.
Waarom is een tussenrekening met saldo nul niet automatisch in orde?
Omdat twee openstaande posten tegen elkaar kunnen wegvallen: een onverklaarde ontvangst van 4.750 euro en een onverklaarde betaling van 4.750 euro geven samen een saldo van nul, maar beide zijn nog steeds niet uitgezocht. Kijk daarom niet naar het saldo, maar naar de lijst van openstaande regels en de datum van de oudste post. Een tussenrekening is pas aangesloten als elke regel verklaard is.