Accountanalyse: ontbrekende en dubbele facturen vinden per crediteur

Een van de stilste fouten in een maandafsluiting is de factuur die er niet is. De huur van augustus die nog niet binnen is, de maandelijkse licentie die de leverancier een maand oversloeg, de verzekeringspremie die ineens per kwartaal kwam. In de winst-en-verliesrekening valt zo'n ontbrekende post niet op: de kosten zijn gewoon wat lager. Pas maanden later, als de factuur alsnog komt, springt het resultaat.

De controletechniek: per relatie door de tijd kijken

De accountanalyse draait de blik om. In plaats van per grootboekrekening kijk je per crediteur of debiteur, en in plaats van naar het saldo kijk je naar het patroon over de maanden. Zet je de facturen van elke leverancier in een rij met twaalf maandkolommen, dan zie je in één oogopslag welke leveranciers elke maand factureren en waar een maand leeg is. Die lege cel bij een maandelijkse leverancier is bijna altijd een nog te ontvangen post die je in de afsluiting moet opnemen, of een factuur die nog ergens in een mailbox ligt.

Dezelfde matrix laat dubbele facturen zien (twee keer het bedrag in één maand), verschuivingen (een factuur in de verkeerde maand geboekt) en aan de debiteurenkant een klant die stilletjes is gestopt met afnemen. Het is de controle die accountants bij een jaarrekening ook doen, maar dan maandelijks en vooraf in plaats van achteraf.

Zo werkt het in Easyclose

De accountanalyse zet de facturen per crediteur en debiteur in een maandmatrix. Zo zie je per relatie hoe de bedragen door het jaar lopen, en spoor je vergeten of dubbele facturen op. Met de schakelaar bovenaan wissel je tussen Crediteuren en Debiteuren; daarnaast kun je zoeken op naam of nummer en filteren op alleen relaties met een mogelijk gat.

De maandmatrix lezen

Elke rij is een relatie, elke kolom een maand, en helemaal rechts staat het jaartotaal. Een lege of stille maand toont een puntje. Klik je op een rij, dan opent een venster met het detail per maand (gefactureerd tegenover betaald of ontvangen).

Automatische signalering van gaten

Relaties die normaal elke maand een factuur sturen, krijgen het label maandelijks. Ontbreekt er dan een maand, dan markeert Easyclose die cel oranje met een uitroepteken: een mogelijk gat. In de demo levert C211 Druktemakers Marketing elke maand een marketingfee, maar de factuur van augustus ontbreekt; die maand licht daarom oranje op. Met de knop Alleen mogelijke gaten filter je in één klik op alleen de relaties waar iets mist.

Klik op een relatie om door te klikken naar de afzonderlijke boekingen; zie Drill-down tot de boekingsregel.