Bank afletteren is het koppelen van elke bankmutatie aan de openstaande factuur of aan de juiste grootboekrekening, zodat de openstaande post verdwijnt en het banksaldo in de boekhouding gelijk is aan het saldo op het afschrift. Een ontvangst van een klant wordt aan de verkoopfactuur gekoppeld, een betaling aan een leverancier aan de inkoopfactuur, en een bankmutatie zonder factuur (rente, bankkosten, salaris, belasting) wordt rechtstreeks op een grootboekrekening geboekt. Zolang een mutatie niet is afgeletterd, staat er ergens een bedrag dat niet klopt: bij de debiteuren, bij de crediteuren, of op een tussenrekening.
Waarom is afletteren de eerste stap van de maandafsluiting?
Bijna elke andere stap in de afsluiting leunt op een afgeletterde bank. Het debiteurensaldo klopt pas als alle ontvangsten aan facturen zijn gekoppeld; anders lijken klanten nog te moeten betalen die allang betaald hebben. Het crediteurensaldo klopt pas als alle betalingen aan inkoopfacturen hangen. En de liquiditeit is pas betrouwbaar als het banksaldo in het grootboek gelijk is aan wat de bank zegt. Een kasstroomoverzicht op een niet-afgeletterde bank is giswerk.
Daarom staat afletteren in een afsluitkalender op werkdag 1, vóór de afgrenzing, vóór de btw en vóór de rapportage. Wie de bank pas op werkdag 3 bijwerkt, schuift de hele afsluiting op.
Hoe werkt automatisch matchen en waar loopt het vast?
Moderne boekhoudpakketten herkennen het grootste deel van de bankmutaties zelf. Ze zoeken een openstaande factuur op basis van drie kenmerken: het factuurnummer in de omschrijving, het bedrag en de naam of het rekeningnummer van de tegenpartij. Als alle drie kloppen, wordt de mutatie zonder tussenkomst gekoppeld. In de praktijk lukt dat bij zeven tot negen van de tien mutaties. De rest vraagt handwerk, en dat zijn steeds dezelfde situaties:
- Deelbetaling. De klant betaalt 2.000 euro op een factuur van 4.800 euro. De factuur blijft open voor 2.800 euro; de betaling moet als gedeeltelijke betaling worden gekoppeld, niet als volledige.
- Verzamelbetaling. Eén overboeking dekt meerdere facturen. Het bedrag matcht met geen enkele losse factuur, dus je moet zelf de combinatie zoeken die optelt tot het ontvangen bedrag.
- Klein verschil. Een afrondingsverschil van een paar cent, of een buitenlandse betaling waar de bank kosten op heeft ingehouden. De factuur is dan wel betaald, maar het bedrag wijkt af.
- Betaling zonder kenmerk. Geen factuurnummer, alleen een naam en een bedrag. Als die klant meerdere openstaande facturen heeft, weet je niet welke bedoeld is.
- Dubbele betaling. De klant betaalt dezelfde factuur twee keer. De tweede ontvangst hoort niet op omzet, maar als vooruitontvangen bedrag of terug te betalen post.
- Terugboeking. Een incasso wordt gestorneerd of een betaling komt retour. De factuur die je als betaald had gemarkeerd, staat weer open.
Wat doe je met een ontvangst die je niet thuis kunt brengen?
Soms komt er geld binnen waarvan je niet weet waar het bij hoort: een onbekende naam, geen kenmerk, een bedrag dat nergens op past. De verleiding is om het op omzet te zetten, want geld is binnen. Doe dat niet. Een onbekende ontvangst gaat als vraagpost op een tussenrekening, met drie dingen erbij: wie het uitzoekt, wanneer het uitgezocht moet zijn, en wat er al is geprobeerd. Zo blijft de omzet zuiver en verdwijnt de post niet uit het zicht. Hoe je die tussenrekening aan maandeinde weer op nul krijgt, lees je in tussenrekeningen aansluiten.
Hetzelfde geldt voor een betaling aan een leverancier waarvan de factuur nog niet is ingeboekt. Ook die parkeer je, en de openstaande vraagpost is meteen een signaal dat er een inkoopfactuur ontbreekt.
Rekenvoorbeeld: één betaling voor drie facturen met bankkosten
Een klant heeft drie openstaande facturen: 3.300 euro, 3.300 euro en 3.290 euro, samen 9.890 euro. Op het afschrift staat een ontvangst van 9.870 euro, met in de omschrijving de drie factuurnummers. De klant heeft dus wel alles betaald, maar de bank van de klant of de tussenbank heeft 20 euro kosten ingehouden. Het automatische matchen loopt hier vast: geen enkele losse factuur is 9.870 euro en ook de som klopt niet.
Zo letter je dit af:
- Koppel de ontvangst aan alle drie de facturen, voor het volle factuurbedrag van 9.890 euro. Alle drie de posten verdwijnen van de openstaande postenlijst.
- Boek het verschil van 20 euro op de grootboekrekening bankkosten (of op betalingsverschillen, als je die apart bijhoudt).
- Controleer of de klant de 20 euro terecht heeft ingehouden. Is dat niet zo, dan is het geen bankkostenpost maar een openstaand bedrag van 20 euro dat je bij de klant nabelt.
De boeking wordt dan: bank 9.870 euro debet, bankkosten 20 euro debet, debiteuren 9.890 euro credit. Het banksaldo in het grootboek sluit op het afschrift, de debiteurenlijst is schoon, en de 20 euro staat op een kostenrekening waar hij hoort.
De drie aansluitingen aan maandeinde
Afletteren is klaar als drie saldi op elkaar aansluiten. Deze drie controles horen in elk balansdossier:
| Aansluiting | Wat je vergelijkt | Als het niet klopt |
|---|---|---|
| Bank | Saldo van de grootboekrekening bank per maandeinde met het saldo op het bankafschrift van dezelfde dag | Er is een mutatie niet ingelezen, dubbel ingelezen, of verkeerd gedateerd |
| Debiteuren | Saldo van de grootboekrekening debiteuren met het totaal van de openstaande postenlijst debiteuren | Er is rechtstreeks op de grootboekrekening geboekt, buiten de subadministratie om, of een ontvangst is niet aan een factuur gekoppeld |
| Crediteuren | Saldo van de grootboekrekening crediteuren met het totaal van de openstaande postenlijst crediteuren | Zelfde oorzaken als bij debiteuren, of een betaling die als kosten is geboekt terwijl de factuur ook nog openstaat |
Print of exporteer alle drie de vergelijkingen per maand en bewaar ze. Dat is het bewijs dat het saldo op de balans onderbouwd is.
Hoe vaak letter je de bank af?
Dagelijks of wekelijks, niet alleen aan maandeinde. Wie elke ochtend de bankmutaties van gisteren doorloopt, heeft per dag hooguit een handvol uitzonderingen en weet nog precies wat er speelde. Wie een maand opspaart, zit op werkdag 1 met honderden mutaties en tientallen vraagposten waarvan niemand meer weet waar ze vandaan komen. Het werk is hetzelfde, maar in stukjes kost het minder tijd en levert het minder fouten op. Bovendien ziet de ondernemer dan door de maand heen een juist debiteurensaldo, wat weer helpt bij het aanmanen.
Wat gaat er in de praktijk mis?
- Verschillen wegboeken op "overige kosten". Een verschil van 20 euro is snel weggewerkt, maar tien van die verschillen per maand verbergen een klant die structureel te weinig betaalt of een bank die te veel kosten rekent. Boek verschillen op een eigen rekening betalingsverschillen, zodat je ze ziet.
- Een deelbetaling als volledige betaling markeren. De factuur verdwijnt van de lijst, het restant wordt nooit meer aangemaand, en het verschil zit ergens verstopt in het debiteurensaldo.
- Vraagposten die maanden blijven staan. Zonder eigenaar en einddatum wordt de tussenrekening een vergaarbak. Na een half jaar is het bedrag niet meer te herleiden.
- Afletteren op naam terwijl de klant twee debiteurnummers heeft. De betaling wordt aan het verkeerde nummer gekoppeld: het ene nummer heeft een creditsaldo, het andere staat nog open. Voeg dubbele debiteuren samen of letter altijd op factuurnummer af.
- De bank pas aan maandeinde bijwerken. Alle bovenstaande fouten worden erger als je ze in één keer moet oplossen. En een ontbrekende inkoopfactuur die je bij dagelijks afletteren op dag 3 zou zien, ontdek je nu pas als de accountanalyse een lege maand laat zien.
Zo werkt het in Easyclose
Easyclose boekt niet en lettert niet af; dat doe je in je boekhoudpakket. Wat Easyclose wel doet, is controleren of het resultaat klopt en of de afsluiting op tijd loopt. De afsluitchecklist zet "bank afletteren" als taak op werkdag 1 met een eigenaar en een reviewer, en maakt de afgrenzing en de btw-aansluiting ervan afhankelijk. Zo ziet iedereen dat de rest wacht zolang de bank niet klaar is, en zie je in de voortgang per periode of deze taak structureel te laat is.
Na de import via auditfile, Excel of een directe koppeling controleert Easyclose of debet gelijk is aan credit en of de balans sluit. De virtuele controller signaleert tussenrekeningen met een saldo aan maandeinde en toont de boekingsregels erbij. Met de accountanalyse zie je per debiteur en crediteur de facturen in een maandmatrix, zodat een lege maand bij een vaste leverancier opvalt. Elk bedrag klikt door tot de boekingsregel met datum, dagboek en factuurreferentie. Probeer het in de demo.
Veelgestelde vragen
Wat is bank afletteren?
Bank afletteren is het koppelen van elke bankmutatie aan de bijbehorende openstaande factuur of aan de juiste grootboekrekening. Een ontvangst van een klant hangt aan de verkoopfactuur, een betaling aan een leverancier aan de inkoopfactuur, en mutaties zonder factuur zoals rente of salaris gaan rechtstreeks naar een grootboekrekening. Daarna is de post niet meer openstaand en sluit het banksaldo in de boekhouding aan op het afschrift.
Hoe vaak moet je de bank afletteren?
Dagelijks of minstens wekelijks, niet alleen aan maandeinde. Per dag heb je dan een handvol uitzonderingen die je nog goed kunt herleiden. Wie een maand opspaart, staat op werkdag 1 met honderden mutaties en vraagposten waarvan niemand meer weet waar ze vandaan komen. Regelmatig afletteren kost in totaal minder tijd, geeft minder fouten en houdt het debiteurensaldo door de maand heen bruikbaar voor het aanmanen.
Wat doe je met een betaling die je niet kunt thuisbrengen?
Zet een onbekende ontvangst als vraagpost op een tussenrekening, niet op omzet. Noteer wie de post uitzoekt, wanneer het klaar moet zijn en wat al is geprobeerd. Aan maandeinde moet de tussenrekening op nul staan of elk restant toegelicht zijn. Een betaling aan een leverancier zonder ingeboekte factuur behandel je hetzelfde; die vraagpost is meteen een signaal dat er een inkoopfactuur ontbreekt.
Hoe letter je een verzamelbetaling voor meerdere facturen af?
Zoek de combinatie van openstaande facturen die optelt tot het ontvangen bedrag en koppel de betaling aan al die facturen tegelijk. Blijft er een klein verschil over, bijvoorbeeld ingehouden bankkosten, dan boek je dat op een aparte rekening voor bankkosten of betalingsverschillen. Controleer of de klant het verschil terecht heeft ingehouden; zo niet, dan blijft dat bedrag als openstaande post staan en beland je bij de klant.
Welke aansluitingen maak je na het afletteren aan maandeinde?
Drie. Het saldo van de grootboekrekening bank moet gelijk zijn aan het saldo op het bankafschrift van dezelfde dag. Het saldo van de grootboekrekening debiteuren moet gelijk zijn aan het totaal van de openstaande postenlijst debiteuren. En het saldo van de grootboekrekening crediteuren moet gelijk zijn aan de openstaande postenlijst crediteuren. Bewaar de drie vergelijkingen per maand als onderbouwing van de balans.
Wat is het verschil tussen een deelbetaling en een betalingsverschil?
Bij een deelbetaling betaalt de klant bewust een deel van de factuur; het restant blijft openstaan en wordt later betaald of aangemaand. Bij een betalingsverschil is de factuur in feite voldaan, maar wijkt het bedrag een klein beetje af door afronding of ingehouden bankkosten. Een deelbetaling koppel je gedeeltelijk en laat je open; een betalingsverschil boek je weg op een eigen rekening, zodat de factuur wel gesloten wordt.