Cut-off controle (periodeafgrenzing) is de controle of kosten en omzet in de maand staan waarin ze thuishoren. De scheidslijn tussen twee perioden is het moment van levering of prestatie: alles wat vóór het einde van de maand is geleverd, gepresteerd of verbruikt hoort in die maand, ongeacht de datum van de factuur of de betaling. Dat volgt uit het toerekeningsbeginsel: baten en lasten reken je toe aan de periode waarop ze betrekking hebben.
Wat betekent cut-off precies?
Cut-off betekent letterlijk afsnijden. Aan het einde van de maand snijd je de boekhouding af: wat vóór de grens ligt, hoort in de oude maand, wat erna ligt in de nieuwe. Welke datum bepaalt aan welke kant iets valt? Niet de factuurdatum of de betaaldatum, maar de datum van de prestatie.
- Een inkoopfactuur voor goederen die op 29 augustus zijn ontvangen, hoort in augustus, ook als de factuur pas op 5 september binnenkomt.
- Een verkoopfactuur die je op 30 augustus stuurt voor werk dat je in september uitvoert, hoort in september.
- Een jaarfactuur voor een verzekering die in juli is betaald, hoort voor een twaalfde deel in elke maand van het verzekeringsjaar.
Waarom doet cut-off ertoe bij een maandafsluiting?
Bij een jaarafsluiting is iedereen scherp op cut-off, omdat de accountant erom vraagt. Bij een maandafsluiting sneuvelt de controle vaak als eerste. Toch is het effect op maandcijfers veel groter: een verschuiving van 6.000 euro valt op een jaaromzet van 1,2 miljoen niet op, maar op een maandresultaat van 10.000 euro is het meer dan de helft.
- Vergelijkbaarheid per maand. Als de ene maand negen weken kosten draagt en de volgende maand drie, zegt de vergelijking tussen die maanden niets meer.
- Budgetafwijkingen die alleen timing zijn. Zonder cut-off zie je in september een overschrijding op inhuur van 15.000 euro en in augustus een besparing van 15.000 euro. Beide zijn schijn: het geld is in augustus uitgegeven. Hoe je zulke afwijkingen leest, staat in cijfers vergelijken met budget en vorig jaar.
- Marge per maand. Staat de omzet van een project in augustus en de inkoop in september, dan toont augustus een marge van 80 procent en september een negatieve marge. Wie daarop stuurt, neemt verkeerde beslissingen.
Waar gaat het mis: factuurdatum tegenover leverdatum
Boekhoudpakketten boeken een factuur standaard in de periode van de factuurdatum. Rond de maandgrens gaat dat op voorspelbare plekken fout.
- Inkoopfacturen in de eerste week van de nieuwe maand. Leveranciers factureren vaak pas na levering, soms weken later. Een factuur van 3 september gaat over augustus, maar staat in september.
- Verkoopfacturen die te vroeg of te laat worden gemaakt. De verkoopafdeling factureert een klus alvast op 28 augustus om het maandtarget te halen, of komt er pas op 10 september aan toe. In beide gevallen klopt de omzet van augustus niet.
- Creditnota's. Een creditnota van 4 september op een factuur van augustus verlaagt de omzet van september, terwijl de fout in augustus zat.
- Salarissen en bonussen. Overuren van augustus worden met het salaris van september uitbetaald. Een jaarbonus die in december wordt betaald, is in de twaalf maanden ervoor verdiend.
- Abonnementen en jaarfacturen. Software, verzekeringen, huur en onderhoudscontracten worden vooruit gefactureerd, vaak voor een kwartaal of een jaar. Zonder verdeling is er één dure maand en elf goedkope.
Hoe voer je een cut-off controle uit?
Een goede cut-off controle is geen doorzoekactie van de hele administratie. Je richt je op de plekken waar de kans op een verschuiving het grootst is.
- Loop de inkoopfacturen van de eerste vijf werkdagen na. Kijk per factuur die in de eerste vijf werkdagen van de nieuwe maand is ingeboekt naar de leverdatum of de periode waarover de factuur gaat. Alles wat over de vorige maand gaat, zet je op een lijst voor afgrenzing.
- Zoek ontvangen goederen en gemaakte uren zonder factuur. Vraag aan inkoop en projectleiders wat er vorige maand is geleverd of ingehuurd waarvoor nog geen factuur is. Een ontvangen maar nog niet gefactureerde inkooporder is een klassieke bron van ontbrekende kosten.
- Vergelijk de vaste lasten met het patroon van vorige maanden. Huur, energie, telefonie, leasing, schoonmaak: die komen elke maand terug. Ontbreekt een maand of staan er twee, dan weet je genoeg. Een maandmatrix per leverancier maakt dat in één oogopslag zichtbaar, zie accountanalyse: ontbrekende en dubbele facturen.
- Doe hetzelfde aan de verkoopkant. Controleer of alles wat vorige maand is geleverd of opgeleverd ook is gefactureerd, en of er geen facturen zijn gestuurd voor werk dat nog moet beginnen.
- Verklaar opvallende afwijkingen per kostensoort. Zet de kosten per rubriek naast vorige maand en het budget. Elke grote afwijking heeft een verklaring: een echte verandering, of een verschuiving over de maandgrens. Zolang je de verklaring niet hebt, is de maand niet klaar.
Cut-off en afgrenzing: de controle en de correctie
De begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn verschillend. Cut-off is de controle: je stelt vast welke kosten en omzet aan de verkeerde kant van de maandgrens staan. Afgrenzing is de correctie: je boekt een nog te betalen post, een nog te ontvangen post of een vooruitbetaald bedrag, zodat de kosten alsnog in de juiste maand landen. De ene kan niet zonder de andere. Hoe je die correcties boekt en terugdraait, staat in afgrenzing in de maandafsluiting.
In de afsluitkalender zit de cut-off controle meestal op werkdag 2 of 3, ná het inboeken van de facturen en vóór de afgrenzingsboekingen. Komt er daarna nog een factuur binnen die over de oude maand gaat, dan hangt het van je afsluitregels af of je die nog verwerkt. Zie periode afsluiten: soft close en hard close.
Rekenvoorbeeld: een factuur van 6.000 euro over de maandgrens
Een installatiebedrijf huurt in augustus een monteur in voor 6.000 euro. De uitzender factureert op 3 september. In augustus is de omzet van het project, 15.000 euro, wel al gefactureerd. Zonder correctie boekt het pakket de inhuur in september. Met correctie neem je in augustus een nog te ontvangen factuur van 6.000 euro op en draai je die in september terug, zodat de echte factuur de plek inneemt.
| Augustus zonder | Augustus met | September zonder | September met | |
|---|---|---|---|---|
| Omzet project | 15.000 | 15.000 | 0 | 0 |
| Inhuur monteur | 0 | 6.000 | 6.000 | 0 |
| Overige kosten | 7.000 | 7.000 | 7.000 | 7.000 |
| Resultaat | 8.000 | 2.000 | -13.000 | -7.000 |
Zonder correctie lijkt augustus een uitstekende maand en september een ramp. Met correctie zie je wat er echt gebeurde: het project leverde in augustus 9.000 euro marge op, en september was een rustige maand zonder projectomzet. Over twee maanden samen is het resultaat in beide gevallen -5.000 euro. Cut-off verandert het totaal niet, alleen de verdeling. En juist op die verdeling stuur je per maand.
Wat gaat er in de praktijk mis?
- Alleen op factuurdatum boeken. Het pakket doet het automatisch, niemand kijkt ernaar, en elke maand schuift een deel van de kosten een maand op. De jaarcijfers kloppen, de maandcijfers niet.
- Cut-off alleen bij het jaareinde. Elf maanden lang stuurt de directie op cijfers die niet zijn afgegrensd, en in december komen de verrassingen.
- Controleren zonder drempel. Wie elke factuur van 80 euro afgrenst, verdrinkt in correcties en mist de post van 20.000 euro die wél telt.
- Omzet naar voren halen om een maand te halen. Een factuur op 30 augustus voor werk dat in september wordt gedaan, maakt augustus mooier en september slechter. Over een jaar gezien blijft er niets van over. Twijfel je of iets omzet is, overleg dan met je accountant.
- Afgrenzing die niet wordt teruggedraaid. De nog te ontvangen factuur van 6.000 euro staat in augustus, in september komt de echte factuur, en niemand draait de afgrenzing terug. De kosten staan nu twee keer. Bij de jaarovergang gaat dit het vaakst mis: de afgrenzing van december blijft staan, terwijl de facturen in januari gewoon worden geboekt.
Zo werkt het in Easyclose
Easyclose boekt geen afgrenzingen, dat doe je in je boekhoudpakket. Wat Easyclose wel doet, is de cut-off controle sneller en zekerder maken. De accountanalyse zet de facturen per crediteur in een maandmatrix en signaleert een ontbrekende maand bij een leverancier die anders elke maand factureert. De virtuele controller geeft automatisch cut-off signalen, met de boekingsregels als bewijs. In de rapportage vergelijk je elke kostensoort met vorige maand, vorig jaar en budget, en klik je elk bedrag door tot de factuur met datum, boekstuk en relatie (drill-down).
In de afsluitchecklist zet je de cut-off controle als vaste taak op werkdag 2 of 3, met eigenaar, reviewer en de afgrenzingsboeking als afhankelijke taak. Zo zie je per maand of de controle is gedaan en waar hij structureel te laat is. De cijfers komen binnen via auditfile, Excel of een directe koppeling met onder meer Exact Online, AFAS en e-Boekhouden. Bekijk het in de demo.
Veelgestelde vragen
Wat is een cut-off controle?
Een cut-off controle is de controle of kosten en omzet in de juiste periode zijn geboekt. De regel is dat een prestatie hoort in de maand waarin ze is geleverd of verbruikt, niet in de maand van de factuur of de betaling. Je loopt de boekingen rond de maandgrens na, vooral de inkoopfacturen van de eerste werkdagen van de nieuwe maand, en zet alles wat over de vorige maand gaat op een lijst voor afgrenzing.
Wat is het verschil tussen cut-off en afgrenzing?
Cut-off is de controle, afgrenzing is de correctie. Bij de cut-off controle stel je vast welke kosten of omzet aan de verkeerde kant van de maandgrens staan. Met een afgrenzing corrigeer je dat: je boekt een nog te betalen post, een nog te ontvangen post of een vooruitbetaald bedrag, zodat de kosten in de juiste maand terechtkomen. De afgrenzing draai je in de volgende maand weer terug.
Welke datum bepaalt in welke maand een factuur hoort?
De leverdatum of prestatiedatum, niet de factuurdatum en niet de betaaldatum. Goederen die op 29 augustus zijn ontvangen horen in augustus, ook als de factuur op 5 september komt. Een dienst die in september wordt geleverd hoort in september, ook als de factuur al in augustus is gestuurd. Boekhoudpakketten boeken standaard op factuurdatum, dus rond de maandgrens moet je dat zelf controleren.
Hoe vaak moet je een cut-off controle doen?
Elke maand, als onderdeel van de maandafsluiting. Bij een jaarafsluiting gebeurt het bijna altijd, maar het effect op maandcijfers is veel groter: een verschuiving van enkele duizenden euro's valt op een jaarresultaat niet op, maar kan een maandresultaat omkeren. Wie alleen aan het jaareinde controleert, stuurt elf maanden lang op cijfers waarvan de verdeling over de maanden niet klopt.
Welke boekingen controleer je bij een cut-off controle?
In de praktijk zijn vijf plekken goed voor de meeste fouten: inkoopfacturen die in de eerste week van de nieuwe maand binnenkomen, verkoopfacturen die te vroeg of te laat zijn gemaakt, creditnota's op facturen van de vorige maand, salariscomponenten zoals overuren en bonussen, en jaar- of kwartaalfacturen voor abonnementen, huur en verzekeringen. Vergelijk daarnaast de vaste lasten met het patroon van vorige maanden.
Moet je elke factuur afgrenzen?
Nee. Werk met een drempel, bijvoorbeeld 500 of 1.000 euro per factuur, afhankelijk van de omvang van het bedrijf. Kleine verschuivingen vallen weg in het geheel en de correctie kost meer tijd dan ze oplevert. Boven de drempel grens je altijd af. Spreek de drempel vast af in de afsluitprocedure, zodat iedereen dezelfde regel toepast en er geen discussie ontstaat per factuur.