Voorraadwaardering is het bepalen van de waarde van de voorraad die op balansdatum aanwezig is, gewaardeerd tegen kostprijs of tegen de lagere opbrengstwaarde. Bij een maandafsluiting bestaat die waardering uit drie stappen: vaststellen wat er ligt (tellen), vaststellen wat het per stuk waard is (de waarderingsmethode) en vaststellen wat er van die waarde af moet (incourantheid). De uitkomst staat op de balans, en het verschil met de vorige maand loopt via de kostprijs van de omzet rechtstreeks door je brutomarge.
Waarom maakt of breekt de voorraad de marge van een maand?
In een handels- of productiebedrijf is de voorraad vaak de grootste balanspost na de debiteuren, en tegelijk de enige die zichzelf elke maand in het resultaat drukt. De rekenregel is kort: beginvoorraad plus inkopen min eindvoorraad is de kostprijs van de omzet. Elke euro die je te veel of te weinig op de eindvoorraad zet, is in diezelfde maand een euro marge te veel of te weinig.
Een waardering die op gevoel tot stand komt is daardoor geen balanspost, maar een winststuur. Bij 200.000 euro voorraad en 4 miljoen euro omzet valt een fout van 10.000 euro nauwelijks op in het balanstotaal, maar in de maandmarge zie je hem meteen.
Welke waarderingsmethoden zijn er, en wat doen ze bij stijgende inkoopprijzen?
De methoden die je in het mkb het vaakst tegenkomt zijn de vaste verrekenprijs, de gemiddelde inkoopprijs en fifo. Ze rekenen met dezelfde aantallen tegen een andere prijs.
| Methode | Wat het doet | Bij stijgende inkoopprijzen |
|---|---|---|
| Vaste verrekenprijs | Het hele jaar één vastgelegde prijs per artikel, bijvoorbeeld 12,50 euro. Het verschil met de werkelijke inkoop gaat naar een prijsverschillenrekening. | Voorraad te laag gewaardeerd en de prijsverschillenrekening loopt vol; herzie de prijs minstens jaarlijks. |
| Gemiddelde inkoopprijs | Na elke ontvangst een nieuw gewogen gemiddelde over de voorraad van dat artikel. | Waardering zit tussen oud en nieuw in, de marge daalt geleidelijk. |
| Fifo (eerst in, eerst uit) | De oudste stuks gaan eerst weg, dus de rest staat tegen de recentste prijzen. | Hoogste voorraadwaarde en hoogste winst; de oude, lage kostprijs zit in de omzetkostprijs. |
Welke methode je ook kiest, de uitkomst is een bovengrens. Je waardeert tegen kostprijs of tegen de lagere opbrengstwaarde: de verwachte verkoopprijs min de kosten die je nog moet maken om te verkopen. Ligt die eronder, dan telt de opbrengstwaarde. Kies één methode per artikelgroep en wijzig die niet zonder overleg met je accountant, want een methodewijziging raakt de vergelijkbaarheid met vorig jaar.
Hoe tel je de voorraad bij een maandafsluiting?
Tellen is het enige moment waarop je de administratie tegen de werkelijkheid legt. Er zijn twee vormen.
- Volledige telling. Alles op één moment, het magazijn ligt stil. Betrouwbaar, maar duur en storend, dus meestal één of twee keer per jaar.
- Cyclustelling. Elke maand een deel van de artikelen, naar waardebelang: A-artikelen maandelijks, B per kwartaal, C jaarlijks. Zo is aan het einde van het jaar alles minstens één keer geteld en heb je twaalf kleine verschillen in plaats van één grote.
Rond het telmoment gelden vier regels.
- Tel op of vlak bij de laatste dag van de periode. Tel je op 2 juni, dan reken je de mutaties van 1 en 2 juni terug.
- Blokkeer de mutaties tijdens de telling. Geen ontvangsten, geen uitgiften, geen verplaatsingen; wat toch binnenkomt zet je apart met een label.
- Tel blind. De teller ziet het verwachte aantal niet, anders bevestigt hij de administratie in plaats van de werkelijkheid. Laat elk verschil boven de drempel hertellen.
- Bewaar het bewijs. Teluitdraai, hertellingen en de aansluiting met het grootboek horen bij de stukken van die maand, net als elke andere post in je balansdossier.
Tel je in een maand niet, dan werk je met de theoretische voorraad: beginstand plus ontvangsten min uitgiften volgens de voorraadadministratie. Onderbouw die met een steekproef van de twintig artikelen met het grootste waardebelang. Zet het telmoment als vaste taak met eigenaar en werkdag in je afsluitchecklist.
Hoe wijs je incourante en langzaam lopende voorraad aan?
Incourante voorraad raak je niet meer tegen de normale prijs kwijt: uitgelopen modellen, restanten, artikelen waarvan de opvolger al in het assortiment zit. De voorraadadministratie heeft de cijfers om ze aan te wijzen.
- Datum laatste uitgifte. Welke artikelen zijn zes, twaalf of vierentwintig maanden niet aangeraakt?
- Omloopsnelheid. Jaarverbruik gedeeld door de gemiddelde voorraad; 0,5 betekent twee jaar voorraad.
- Assortimentsbesluiten. Artikelen uit de prijslijst gehaald, of de leverancier stopt de ondersteuning.
Afwaarderen gaat vaak met een staffel als vuistregel: geen uitgifte in zes tot twaalf maanden geeft 25 procent afwaardering, twaalf tot vierentwintig maanden 50 procent, langer dan dat 100 procent. Die staffel is een hulpmiddel, geen wet: stem de percentages af met je accountant en corrigeer waar de uitkomst onzin oplevert, bijvoorbeeld bij reserveonderdelen. Gaat zo'n artikel later toch tegen een hogere prijs weg, dan neem je de afwaardering terug tot maximaal de kostprijs.
Rekenvoorbeeld: van theoretische voorraad naar balanswaarde
Een handelsbedrijf sluit mei af. De voorraadadministratie geeft per 31 mei een theoretische voorraad van 212.000 euro, tegen gemiddelde inkoopprijs. Er wordt volledig geteld en de getelde stuks komen tegen dezelfde prijzen uit op 205.400 euro.
- Telverschil. 212.000 min 205.400 is 6.600 euro nadelig, ofwel 3,1 procent.
- Toets aan de drempel. Eén procent van 212.000 is 2.120 euro, dus geldt de ondergrens van 2.500 euro. Het verschil ligt daarboven, dus onderzoek gaat vooraf aan de boeking.
- Oorzaken. Hertellen verklaart 4.100 euro als materiaal dat zonder bon naar een project ging en 1.500 euro als breuk; 1.000 euro blijft onverklaard.
- Incourant. Zevenenveertig artikelen liggen langer dan twee jaar stil. Kostprijs samen 12.500 euro, verwachte opbrengst van de restpartij 3.000 euro, dus 12.500 min 3.000 is 9.500 euro afwaardering.
- Balanswaarde. 205.400 min 9.500 is 195.900 euro.
De totale last in mei is 212.000 min 195.900 is 16.100 euro. De omzet in mei is 320.000 euro en de kostprijs van de omzet volgens de voorraadadministratie 192.000 euro, dus een brutomarge van 128.000 euro of 40,0 procent. Na verwerking wordt de kostprijs 192.000 plus 16.100 is 208.100 euro en de brutomarge 320.000 min 208.100 is 111.900 euro, ofwel 35,0 procent. Eén telling drukt de maandmarge met 5,0 procentpunt.
Niet alles daarvan is margeverlies. De 4.100 euro projectmateriaal hoort in de kostprijs van dat project en niet op de rekening voorraadverschillen; het toerekenen staat in onderhanden werk bij de maandafsluiting. Er blijft dan 12.000 euro over aan derving en afwaardering, ofwel 3,8 procentpunt. Beoordelen gaat dus niet om de vraag of 3,1 procent te veel is, maar of elk bedrag boven de drempel een naam kreeg.
Wat gaat er in de praktijk mis?
- Alleen in december tellen. Elf maanden staat er een theoretische voorraad op de balans en in december komt een jaar aan verschillen in één keer binnen. December is dan onbruikbaar.
- Verschillen wegboeken zonder oorzaakanalyse. Het telverschil gaat in één regel naar de rekening voorraadverschillen. Diefstal, breuk, een niet geboekte ontvangst of een uitgifte op de verkeerde order blijven zo onzichtbaar.
- Inkoopfacturen na de teldatum in de verkeerde maand. De goederen zijn op 31 mei geteld, maar de factuur komt op 6 juni binnen en wordt in juni geboekt. De voorraad staat er wel, de schuld niet, en de marge van mei is te hoog. Zet tegenover elke ontvangst zonder factuur een nog te ontvangen bedrag, en controleer dat met een cut-off controle.
- Voorraad in consignatie of onderweg dubbel of helemaal niet meetellen. Goederen die bij een klant in consignatie staan zijn nog van jou; goederen die je zelf in consignatie hebt, niet. Onderweg telt mee zodra het risico is overgegaan, wat van de leveringsvoorwaarde afhangt.
- Een afwaardering die nooit wordt teruggenomen of elk jaar hetzelfde ronde bedrag is. Een voorziening incourant van 25.000 euro die vijf jaar op de cent gelijk blijft, is geen schatting maar een gewoonte. Herreken hem op de actuele artikellijst en boek hem af zodra de artikelen echt weg zijn.
Een voorraadwaardering die elke maand op dezelfde manier tot stand komt, met een telling of steekproef, een vastgelegde methode en een berekende afwaardering, levert een marge op die je kunt uitleggen en een balanspost die de accountant zonder discussie overneemt.
Zo werkt het in Easyclose
Easyclose boekt de voorraadmutatie en de afwaardering niet; die horen in je boekhoudpakket. Wat Easyclose wel doet, is het proces eromheen bewaken en de uitkomst zichtbaar maken. In de afsluitchecklist zet je taken als tellen, telverschillen verklaren en incourantheid herrekenen met een eigenaar, een werkdag-deadline, een reviewer en een afhankelijkheid, zodat het telmoment niet elke maand opschuift. De voortgang per periode laat zien waar de afsluiting stilstaat, en de knelpunten tonen de taken die structureel te laat zijn.
De cijfers zelf komen binnen via een auditfile (XAF), Excel of CSV, of via een directe koppeling die elke nacht ververst. In de rapportages vergelijk je de brutomarge per maand met vorig jaar, met de vorige periode en met je budget, met een heatmap per maand die een afwijkende maand meteen laat opvallen. Elk bedrag klikt door tot de boekingsregel, met datum, dagboek, boekstuk en relatie, en elke tabel gaat naar Excel voor je dossier.
Veelgestelde vragen
Wat is voorraadwaardering?
Voorraadwaardering is het bepalen van de waarde van de voorraad die op balansdatum aanwezig is, tegen kostprijs of tegen de lagere opbrengstwaarde. Het bestaat uit drie stappen: vaststellen wat er ligt door te tellen, vaststellen wat het per stuk waard is met een waarderingsmethode, en vaststellen wat er af moet vanwege incourantheid. De uitkomst staat op de balans en bepaalt via de kostprijs van de omzet de brutomarge van die maand.
Hoe vaak moet je de voorraad tellen?
Een volledige telling doen de meeste mkb-bedrijven één of twee keer per jaar, omdat het magazijn er stil voor ligt. Daarnaast werkt een cyclustelling goed: elke maand tel je een deel van de artikelen, ingedeeld naar waardebelang, zodat alles binnen een jaar minstens één keer is geteld. Tel je in een maand niet, dan gebruik je de theoretische voorraad en onderbouw je die met een steekproef van de artikelen met het grootste waardebelang.
Wat is het verschil tussen fifo en gemiddelde inkoopprijs?
Bij fifo (eerst in, eerst uit) neem je aan dat de oudste stuks als eerste weggaan, waardoor de resterende voorraad tegen de meest recente inkoopprijzen is gewaardeerd. Bij de gemiddelde inkoopprijs herrekent het systeem na elke ontvangst een gewogen gemiddelde over de hele voorraad. Bij stijgende inkoopprijzen geeft fifo de hoogste voorraadwaarde en de hoogste winst, terwijl het gemiddelde ertussenin blijft zitten en vertraagd meebeweegt.
Wanneer waardeer je voorraad af als incourant?
Voorraad is incourant als je hem niet meer tegen de normale prijs kwijtraakt: uitgelopen modellen, restanten of artikelen waarvan de opvolger al in het assortiment zit. Je wijst ze aan met de datum van de laatste uitgifte, de omloopsnelheid en het aantal maanden verbruik dat er ligt. Vervolgens waardeer je af naar de verwachte opbrengstwaarde, per artikel of via een staffel die je met je accountant afstemt.
Hoe beoordeel je een voorraadverschil?
Een voorraadverschil is het verschil tussen de theoretische en de getelde voorraad. Spreek vooraf een drempel af, bijvoorbeeld 1 procent van de voorraadwaarde of een vast bedrag, en onderzoek elk verschil daarboven voordat je het boekt. Laat het eerst hertellen door een tweede persoon en splits het daarna in oorzaken: niet geboekte uitgiften, breuk, diefstal of ontvangsten zonder factuur. Wat onverklaard blijft, boek je, maar leg het bedrag vast.
Wat is een cyclustelling?
Een cyclustelling is een telling waarbij je elke maand een deel van de artikelen telt in plaats van in één keer alles. Je deelt de artikelen in naar waardebelang: de belangrijkste elke maand, de middengroep per kwartaal, de rest één keer per jaar. Het magazijn hoeft er niet voor stil te liggen, verschillen blijven klein en vers, en aan het einde van het jaar is elk artikel minstens één keer geteld.