Een balans die niet sluit na een import is bijna nooit een fout in de boekhouding zelf. Het boekhoudpakket dwingt bij elke boeking af dat debet gelijk is aan credit, dus in de bron klopt het. Het verschil ontstaat onderweg: in de selectie van de export, in het lezen van de kolommen, of in wat er met de beginbalans is gebeurd. Dat is goed nieuws, want die drie plekken zijn snel te controleren.
De drie oorzaken in volgorde van waarschijnlijkheid
- De export is niet compleet. Een deel van de perioden is niet meegekomen, of de beginbalans (periode 0) ontbreekt. Het verschil is dan meestal groot en gelijk aan het eigen vermogen of aan een hele maand.
- Debet en credit zijn verwisseld of verkeerd gelezen. Bij een Excel- of CSV-export staat het bedrag soms in één kolom met een teken en soms in twee kolommen. Wordt dat verkeerd geïnterpreteerd, dan komt een deel van de bedragen aan de verkeerde kant terecht. Het verschil is dan vaak precies twee keer een herkenbaar bedrag.
- Eén boeking ontbreekt. Is het verschil precies gelijk aan één bedrag dat je herkent (een maandfee, een huurtermijn), dan mist de tegenboeking in de bron of is een regel bij het exporteren weggevallen.
Kijk daarna pas naar exotischer oorzaken, zoals afrondingen bij vreemde valuta of een pakket dat correctieperioden apart nummert.
Zo werkt het in Easyclose
Bij het importeren controleert Easyclose of je cijfers kloppen. Sluit de balans niet, of lopen debet en credit niet gelijk, dan zie je dat meteen. Geen zorgen: dit betekent bijna altijd dat er iets in het bronbestand of in de kolomtoewijzing nog niet klopt, niet dat er data verloren is gegaan. Hieronder lees je waar je moet kijken.
Wat de controle laat zien
De controle staat op twee plekken: tijdens het importeren in het voorbeeld, en later in Gezondheid van je gegevens (het hartje in de bovenbalk). Een rode regel betekent: actie nodig. Een groene regel betekent: in orde.
Gezondheid van je gegevens
Loop deze drie dingen na
- Exporteer je het hele boekjaar? Een gedeeltelijke export, bijvoorbeeld zonder beginbalans of zonder de laatste periode, sluit vaak niet. Exporteer opnieuw met álle perioden van het boekjaar, inclusief de beginbalans.
- Is de bedrag-kolom en de debet/credit-kolom juist toegewezen? Bij een verkeerde toewijzing belandt een bedrag aan de verkeerde kant. Open het voorbeeld in de wizard Kolommen toewijzen en kijk of de cijfers in de juiste kolom staan. Heb je losse Debet- en Credit-kolommen, laat het veld Bedrag dan leeg en wijs juist die twee kolommen toe.
- Ontbreekt er een maand? De controle Perioden compleet wijst een ontbrekende maand aan. Een gat in de perioden kan betekenen dat een deel van de boekingen niet is meegekomen.
Kolommen toewijzen
| Rekening | Omschrijving | Bedrag | D/C |
|---|---|---|---|
80000 Omzet projecten | Factuur 2025-0412 | € 18.500 | C |
11000 Debiteuren | Factuur 2025-0412 | € 18.500 | D |
70020 Inkoop materiaal | Inkoop De Graaf | € 6.240 | D |
Meer over de kolomtoewijzing: Kolommen toewijzen (mapping) en De importcontrole uitgelegd. Kom je er niet uit, mail dan je export (zonder gevoelige gegevens) naar hallo@easyclose.nl, dan kijken we mee.
Veelgestelde vragen
Waarom sluit mijn balans niet na het importeren?
In volgorde van waarschijnlijkheid: de export is niet compleet (perioden of de beginbalans ontbreken), debet en credit zijn verkeerd gelezen bij een Excel- of CSV-export, of er ontbreekt precies één boeking. De boekhouding zelf klopt vrijwel altijd; het verschil ontstaat in de export of de kolomtoewijzing.
Wat betekent een verschil dat precies twee keer een bedrag is?
Dat een boeking aan de verkeerde kant is beland: in plaats van 2.500 debet staat er 2.500 credit, wat een verschil van 5.000 oplevert. De oorzaak is bijna altijd een verkeerd gelezen debet/credit-kolom of een teken dat is omgedraaid.
Hoe voorkom je dat de beginbalans ontbreekt in een export?
Exporteer het volledige boekjaar inclusief periode 0 of de openingsbalans. In de meeste pakketten is dat een apart vinkje bij de exportselectie ('inclusief beginbalans' of 'vanaf periode 0'). Zonder beginbalans start elke balansrekening op nul en kan de balans onmogelijk sluiten.
Is een import met een niet-sluitende balans bruikbaar?
Voor een eerste indruk van de winst-en-verliesrekening soms wel, voor een balans, kasstroom of consolidatie niet. Elke rapportage die op balansstanden steunt, wordt onbetrouwbaar. Los eerst de oorzaak op en importeer opnieuw.