Onderhanden werk (OHW) is het werk aan projecten dat je al hebt uitgevoerd, maar dat nog niet of anders is gefactureerd dan de voortgang rechtvaardigt. Het is het verschil tussen de omzet die je op basis van de voortgang van een project mag nemen en het bedrag dat je tot nu toe aan de klant hebt gefactureerd. Bij de maandafsluiting boek je dat verschil op de balans, zodat de winst-en-verliesrekening de werkelijke omzet en marge van de maand laat zien en niet het factuurritme.
Waarom is facturatie een slechte maat voor omzet bij projecten?
Bij een project dat maanden duurt, loopt de facturatie zelden gelijk met het werk. Je factureert een termijn bij opdracht, een termijn halverwege en de rest bij oplevering. Of je factureert achteraf per maand, terwijl het werk weken eerder is gedaan. Wie omzet gelijkstelt aan facturatie, ziet maanden met veel omzet en weinig kosten, gevolgd door maanden met veel kosten en geen omzet. De marge per maand zegt dan niets over hoe het project loopt.
Het probleem zit in de koppeling tussen kosten en opbrengsten. Kosten (uren, materiaal, onderaannemers) boek je in de maand waarin ze zijn gemaakt. Als de omzet in een andere maand landt, staan kosten en opbrengsten van hetzelfde werk in verschillende maanden. Onderhanden werk boeken herstelt die koppeling: je neemt de omzet in dezelfde maand als de kosten, naar rato van wat er is gedaan. Het is hetzelfde principe als bij de afgrenzing van transitorische posten, alleen dan per project en met een prognose als basis.
Hoe bereken je omzet op basis van voortgang?
De gangbare methode is de methode van voortgang (percentage of completion). Je meet hoe ver een project is en neemt dat deel van de verwachte projectomzet als omzet tot en met deze maand. De voortgang meet je meestal in kosten: de bestede kosten tot nu toe gedeeld door de verwachte totale kosten. Dat werkt goed omdat kosten al in de boekhouding staan en te controleren zijn. Andere maten zijn mogelijk (bestede uren, opgeleverde mijlpalen), maar kosten zijn in het mkb het meest gebruikt.
De berekening in drie stappen:
- Voortgang = bestede kosten tot en met deze maand gedeeld door de verwachte totale kosten.
- Omzet tot en met deze maand = voortgang maal de verwachte projectomzet.
- Onderhanden werk = omzet tot en met deze maand min het gefactureerde bedrag tot en met deze maand.
Rekenvoorbeeld
Een installatiebedrijf heeft een project aangenomen voor 240.000 euro. De verwachte totale kosten zijn 200.000 euro, de verwachte marge dus 40.000 euro. Tot en met deze maand is 80.000 euro aan kosten besteed. Aan de klant is volgens het termijnschema al 120.000 euro gefactureerd, de helft van de aanneemsom.
- Voortgang: 80.000 / 200.000 = 40%.
- Omzet tot en met deze maand: 40% van 240.000 = 96.000 euro.
- Gefactureerd: 120.000 euro. Verschil: 96.000 min 120.000 = 24.000 euro vooruitgefactureerd.
Zonder OHW-boeking toont de winst-en-verliesrekening 120.000 euro omzet tegen 80.000 euro kosten, een marge van 40.000 euro, terwijl het project pas voor 40% klaar is. Met de OHW-boeking staat er 96.000 euro omzet tegen 80.000 euro kosten: 16.000 euro marge, precies 40% van de verwachte 40.000 euro. De 24.000 euro die te veel is gefactureerd, staat op de balans als schuld aan de klant. Die omzet neem je in latere maanden, als het werk wordt gedaan.
Het spiegelbeeld komt net zo vaak voor. Stel dat er bij dezelfde voortgang pas 60.000 euro is gefactureerd. De omzet tot nu toe is nog steeds 96.000 euro, maar er is 36.000 euro nog te factureren omzet. Dat bedrag staat op de balans als vordering: werk dat is gedaan en waarvoor de factuur nog moet komen.
Welke balansposten horen bij onderhanden werk?
Onderhanden werk staat per project op de balans. Is de omzet naar voortgang hoger dan het gefactureerde bedrag, dan heb je een vordering (onderhanden werk aan de debetkant, ook wel nog te factureren). Is er meer gefactureerd dan de voortgang rechtvaardigt, dan heb je een schuld (vooruitgefactureerd, onderhanden werk aan de creditkant). Per project kan het saldo dus positief of negatief zijn.
Hoe je dat presenteert, hangt af van de verslaggevingsregels die voor je bedrijf gelden: per project apart aan de actief- en passiefkant, of gesaldeerd tot één post. Houd het intern simpel. Maak een overzicht per project met verwachte omzet, verwachte kosten, bestede kosten, voortgang, omzet tot nu toe, gefactureerd bedrag en saldo. Dat overzicht is de onderbouwing van de balanspost in je balansdossier. Voor de precieze presentatie in de jaarrekening overleg je met je accountant.
Wat doe je met een verwacht verlies?
De methode van voortgang neemt winst naar rato van het werk. Voor een verlies geldt dat niet. Zodra de prognose laat zien dat de verwachte totale kosten hoger zijn dan de verwachte omzet, neem je het hele verwachte verlies direct, in de maand waarin je het ziet. Je wacht niet tot de oplevering. Dat doe je met een voorziening voor verlieslatende projecten, of door het onderhanden werk af te waarderen.
Voorbeeld: hetzelfde project, maar de verwachte kosten stijgen door onbetaald meerwerk naar 255.000 euro. Verwacht verlies: 15.000 euro. Bij een voortgang van 40% heb je tot nu toe 96.000 euro omzet en 102.000 euro kosten geboekt (40% van 255.000), een verlies van 6.000 euro. De overige 9.000 euro neem je nu ook, als voorziening. Zo staat het volledige verlies in de maand waarin de prognose kantelde en verrast het niemand bij oplevering.
Hoe ziet de maandelijkse OHW-routine eruit?
Onderhanden werk bij de maandafsluiting is geen klus die de controller alleen doet. Het begint bij de projectleiders. De routine in een gemiddeld mkb-bedrijf:
- Projectleiders werken de prognose bij. Per lopend project: wat is de verwachte totale omzet (inclusief goedgekeurd meerwerk) en wat zijn de verwachte totale kosten (inclusief wat nog moet komen)? Dit is de belangrijkste stap en de enige die niet uit de boekhouding komt.
- De controller controleert de bestede kosten. Zijn alle uren geschreven en alle inkoop- en onderaannemersfacturen op het juiste project geboekt? Dit is de cut-off controle op projectniveau. Een ontbrekende factuur van 20.000 euro verlaagt de voortgang en dus de omzet van de maand.
- De controller berekent de voortgang en de omzet per project en vergelijkt die met het gefactureerde bedrag.
- De OHW-mutatie wordt geboekt: het verschil tussen de nieuwe OHW-stand en de stand van vorige maand, per project of als één boeking met een specificatie per project.
- Projectadministratie en grootboek worden aangesloten. De som van de projectoverzichten moet gelijk zijn aan de OHW-post op de balans en aan de projectomzet in de winst-en-verliesrekening. Verschillen verklaar je voordat de periode dicht gaat.
Plan de prognosestap vroeg in de afsluitkalender. Als projectleiders pas op werkdag 4 reageren, ligt de hele maandrapportage stil, want het projectresultaat per maand is vaak de grootste post erin.
Waarom is de prognose de sleutel, en niet de boekhouding?
Alles in de berekening staat vast, behalve twee getallen: de verwachte totale omzet en de verwachte totale kosten. Bestede kosten en facturen kun je controleren. De prognose bepaalt de voortgang en daarmee de omzet en de marge. Een projectleider die de verwachte kosten 10% te laag inschat, laat de voortgang en de marge te hoog uitkomen. De boekhouding kan dat niet zien. Alleen iemand die het project kent, kan dat.
Daarom is onderhanden werk bij uitstek een onderwerp voor het gesprek tussen controller en projectleiding. De vraag is niet "klopt de boeking", maar "geloven we deze prognose nog". Vuistregel: een prognose die drie maanden niet is aangeraakt terwijl het project doorloopt, is verouderd.
Wat gaat er in de praktijk mis?
- Omzet is gelijk aan facturatie. De maandcijfers volgen het termijnschema in plaats van het werk. De marge schommelt van maand tot maand en niemand weet of een project goed of slecht loopt tot de oplevering.
- Prognoses worden nooit bijgewerkt. De begroting bij opdracht blijft de hele looptijd staan. De voortgang springt in de laatste maand van 70% naar 100% en de marge klapt in één keer in elkaar of schiet omhoog.
- Het verlies wordt pas bij oplevering genomen. Iedereen op de werkvloer weet dat het project verlies draait, maar de cijfers laten tot de laatste maand een winst zien. Een verwacht verlies hoort volledig in de maand waarin het zichtbaar wordt.
- Meerwerk zit niet in de prognose. De kosten van meerwerk lopen mee in de bestede kosten, de opbrengst niet in de verwachte omzet. De voortgang lijkt hoger dan hij is en de marge lager. Of andersom: meerwerk wordt als omzet meegerekend terwijl de klant nog niet heeft getekend.
- Projectadministratie en grootboek lopen uit elkaar. Uren staan wel in de projectadministratie maar niet in het grootboek, of een inkoopfactuur is op het verkeerde project geboekt. De OHW-post op de balans sluit dan niet aan op de som van de projecten en niemand kan het verschil verklaren.
Zo werkt het in Easyclose
Easyclose boekt het onderhanden werk niet; dat doe je in je boekhoudpakket of projectadministratie. Wat Easyclose wel doet, is de controle en de rapportage eromheen. Via de afsluitchecklist zet je de OHW-routine vast als taken met eigenaar en werkdag-deadline: prognose bijwerken (projectleider, werkdag 2), voortgang berekenen en OHW-mutatie boeken (controller, werkdag 3), aansluiting projectadministratie en grootboek (reviewer, werkdag 4). Per maand zie je of die taken op tijd klaar zijn en welke structureel te laat komen.
Na de import van je cijfers (auditfile, Excel of een directe koppeling met Exact Online, AFAS of e-Boekhouden) zie je de OHW-post op de balans en de projectomzet in de winst-en-verliesrekening, met vergelijking tegen budget en vorig jaar. Elk bedrag klikt door tot de boekingsregel, zodat je bij een aansluitverschil direct ziet welke boeking op het verkeerde project staat. De virtuele controller signaleert onder meer een marge die opeens afwijkt van het patroon. Probeer het in de demo.
Veelgestelde vragen
Wat is onderhanden werk?
Onderhanden werk is het werk aan projecten dat al is uitgevoerd maar nog niet of anders is gefactureerd dan de voortgang rechtvaardigt. Het is het verschil tussen de omzet die je op basis van de voortgang van een project mag nemen en het bedrag dat je tot nu toe hebt gefactureerd. Dat verschil staat op de balans, als vordering (nog te factureren) of als schuld (vooruitgefactureerd).
Hoe bereken je de voortgang van een project?
De meest gebruikte maat is de kostenvoortgang: de bestede kosten tot en met deze maand gedeeld door de verwachte totale kosten van het project. Heb je 80.000 euro besteed op een project met 200.000 euro verwachte kosten, dan is de voortgang 40 procent. Dat percentage maal de verwachte projectomzet geeft de omzet tot en met deze maand. De prognose van de totale kosten moet daarvoor actueel zijn.
Wat is het verschil tussen nog te factureren en vooruitgefactureerd?
Nog te factureren betekent dat je meer werk hebt gedaan dan je hebt gefactureerd: de omzet naar voortgang is hoger dan het factuurbedrag. Dat is een vordering op de balans. Vooruitgefactureerd is het omgekeerde: je hebt meer gefactureerd dan de voortgang rechtvaardigt, bijvoorbeeld door een termijn bij opdracht. Dat is een schuld aan de klant, omdat je die omzet nog moet verdienen.
Moet ik onderhanden werk elke maand boeken?
Als je maandcijfers wilt die het werkelijke projectresultaat laten zien, ja. Zonder maandelijkse OHW-boeking volgt de omzet het factuurritme en zegt de marge per maand niets. De routine is elke maand dezelfde: projectleiders werken de prognose bij, de controller berekent de voortgang, boekt de mutatie ten opzichte van vorige maand en sluit de projectadministratie aan op het grootboek.
Wat doe je als een project verlies gaat maken?
Een verwacht verlies neem je direct en volledig in de maand waarin de prognose laat zien dat de verwachte kosten hoger zijn dan de verwachte omzet. Je wacht niet tot de oplevering en je verdeelt het verlies niet naar rato van de voortgang. Dat doe je met een voorziening voor verlieslatende projecten of door het onderhanden werk af te waarderen. Overleg met je accountant over de precieze verwerking.
Is onderhanden werk een vordering of een schuld?
Dat hangt per project af van het saldo. Is de omzet naar voortgang hoger dan het gefactureerde bedrag, dan is het een vordering (debet). Is er meer gefactureerd dan de voortgang rechtvaardigt, dan is het een schuld (credit). Of je die saldi per project apart presenteert of salderend tot één post, hangt af van de verslaggevingsregels die voor je bedrijf gelden. Vraag dat na bij je accountant.