Voorziening dubieuze debiteuren: beoordelen en berekenen per maand

Een voorziening dubieuze debiteuren is een correctie op de debiteurenpost voor vorderingen waarvan de inning onzeker is. Je haalt die vorderingen niet van de balans af, maar zet er een negatieve post naast, zodat de debiteuren op de balans staan voor het bedrag dat je redelijkerwijs nog denkt te ontvangen. De dotatie is een last in de winst-en-verliesrekening van de maand waarin de twijfel ontstaat, niet van de maand waarin de vordering uiteindelijk oninbaar blijkt.

Voorziening of definitief afboeken: wat is het verschil?

Het verschil zit in de mate van zekerheid.

• Een voorziening tref je als inning onzeker is maar niet uitgesloten. De factuur blijft in de debiteurenadministratie staan, je blijft aanmanen en de klant kan alsnog betalen. Betaalt hij, dan valt de voorziening weer vrij.
• Definitief afboeken doe je als inning praktisch uitgesloten is: het faillissement is afgewikkeld zonder uitkering, de schuldenaar is onvindbaar, of de incassokosten zijn hoger dan de vordering. De vordering verdwijnt uit de debiteurenadministratie en tegelijk uit de voorziening.

Dat verschil bepaalt het moment waarop de last valt. Was een post al volledig voorzien, dan raakt de afboeking het resultaat niet meer. Wie pas een last neemt als de curator zijn eindbrief stuurt, laat de kosten anderhalf jaar te laat vallen.

Waarom maak je de ouderdomsanalyse elke maand?

De ouderdomsanalyse verdeelt alle openstaande facturen naar hoe lang ze vervallen zijn: 0 tot 30 dagen, 31 tot 60, 61 tot 90, 91 tot 120 en ouder dan 120 dagen. Ouderdom is het eenvoudigste betrouwbare signaal dat je hebt. Een factuur die vier maanden openstaat, wordt zelden nog spontaan betaald.

Veel mkb-bedrijven maken die analyse alleen als de accountant erom vraagt. Maandelijks beoordelen levert vier dingen op.

• Kleine, verse verschillen, in plaats van in maart een lijst van twaalf maanden waarvan niemand de geschiedenis kent.
• Een resultaat dat per maand klopt. Anders krijg je elf normale maanden en een december met ineens 30.000 euro aan voorziening.
• Tijd om er iets aan te doen. Een post van 60 dagen is nog te bellen, een post van 200 dagen is een dossier.
• Een onderbouwing die klaarligt voor de accountant. Hoe je die vastlegt, staat in balansdossier.

Eén voorwaarde vooraf: de analyse is pas betrouwbaar als alle ontvangsten zijn verwerkt en afgeletterd. Een betaalde maar niet afgeletterde factuur staat anders in de oudste klasse. Zie bank afletteren.

Hoe bepaal je de hoogte van de voorziening?

Er zijn twee manieren, en ze sluiten elkaar niet uit.

Statisch, met een percentage per ouderdomsklasse. Je past vaste percentages toe op het saldo per klasse. Een veelgebruikte staffel is 0 procent voor 0 tot 30 dagen, een laag percentage voor 31 tot 60 dagen, ongeveer 10 procent voor 61 tot 90 dagen, een kwart voor 91 tot 120 dagen en de helft of meer boven 120 dagen. Dat zijn vuistregels, geen norm: stem ze af op wat je in de praktijk kwijtraakt. Voordeel: de berekening gaat snel en hangt niet af van wie hem maakt.

Dynamisch, per individuele post. Je beoordeelt de grote en de oude posten op wat je over die klant weet. Signalen die zwaarder wegen dan ouderdom alleen:

• faillissement, surseance van betaling of een schuldsaneringstraject
• een betalingsregeling die is afgesproken en niet is nagekomen
• geen reactie op twee aanmaningen en een telefonische poging
• de vordering is uit handen gegeven aan een incassobureau
• de klant betaalde altijd binnen dertig dagen en is nu voor het eerst laat, een argument om nog niet te voorzien

In de praktijk werkt de combinatie het best: de staffel als bodem, met daarbovenop een individuele beoordeling van de grote posten. Spreek bijvoorbeeld af dat elke post boven 10.000 euro individueel wordt beoordeeld en dat die uitkomst de staffel overschrijft.

Rekenvoorbeeld: een debiteurensaldo van 480.000 euro

Een handelsbedrijf heeft per 30 juni 480.000 euro aan debiteuren openstaan. De ouderdomsanalyse en de afgesproken staffel geven dit beeld.

Ouderdomsklasse	Openstaand	Percentage	Voorziening
0 tot 30 dagen	296.000	0%	0
31 tot 60 dagen	104.000	2%	2.080
61 tot 90 dagen	41.000	10%	4.100
91 tot 120 dagen	22.000	25%	5.500
ouder dan 120 dagen	17.000	50%	8.500
Totaal	480.000		20.180

De statische uitkomst is 20.180 euro. Daarna volgt de individuele beoordeling van de grote posten, met twee correcties.

• Klant A staat voor 12.000 euro in de klasse 31 tot 60 dagen. De staffel geeft 2 procent, oftewel 240 euro. De klant is deze maand failliet verklaard, dus je voorziet de volle 12.000 euro: 11.760 euro meer dan de staffel.
• Klant B staat voor 9.000 euro ouder dan 120 dagen. De staffel geeft 50 procent, oftewel 4.500 euro. Er ligt een getekende betalingsregeling en de eerste twee termijnen zijn ontvangen, dus je voorziet 10 procent, oftewel 900 euro: 3.600 euro minder.

De benodigde voorziening per 30 juni is 20.180 plus 11.760 min 3.600 is 28.340 euro. De debiteuren staan op de balans voor 480.000 min 28.340 is 451.660 euro.

Alleen de mutatie raakt het resultaat. De stand per 31 mei was 24.900 euro. In juni is één vordering van 6.050 euro definitief afgeboekt, een post die eind mei al volledig was voorzien. Die afboeking gaat van de voorziening af, niet ten laste van het resultaat.

1. Stand voorziening per 31 mei: 24.900 euro.
2. Af: afgeboekte vordering, volledig voorzien: 6.050 euro. Tussenstand 18.850 euro.
3. Benodigde stand per 30 juni: 28.340 euro.
4. Dotatie juni: 28.340 min 18.850 is 9.490 euro als last in de winst-en-verliesrekening.

Zonder die afboeking was de dotatie 28.340 min 24.900 is 3.440 euro geweest; het verschil komt volledig door de afboeking. Let er ook op dat de 480.000 euro het saldo ná de afboeking is: sluit de ouderdomsanalyse altijd aan op het grootboeksaldo debiteuren.

Wat doe je met de btw op een oninbare vordering?

Over een afgeboekte factuur heb je de btw al afgedragen. Als algemene regel geldt dat de btw op een vordering die na een bepaalde termijn onbetaald blijft, of eerder als vaststaat dat er niet meer betaald wordt, via de aangifte omzetbelasting kan worden teruggevraagd. De exacte termijn, het moment waarop een vordering als oninbaar geldt en de verwerking stem je af met je accountant.

Voor de maandafsluiting zijn drie punten van belang. Houd per afgeboekte factuur bij welk deel btw is: in het voorbeeld bestaat de 6.050 euro uit 5.000 euro omzet en 1.050 euro btw bij een tarief van 21 procent. De teruggaaf is een aparte handeling en loopt niet mee met de afboeking. En spreek af of je de voorziening berekent over het bedrag inclusief of exclusief btw; beide komen voor, maar wissel niet halverwege het jaar van methode.

Hoe leg je de beoordeling vast?

Leg per maand vast: de ouderdomsanalyse op de afsluitdatum, de gehanteerde percentages, de individueel beoordeelde posten met naam, bedrag, reden en datum van het laatste contact, en de aansluiting van de oude naar de nieuwe stand. Dat is een halve pagina en het scheelt bij de jaarafsluiting dagen. Zet de beoordeling als vaste taak met een eigenaar en een deadline in je afsluitproces, zoals beschreven in de maandafsluiting-checklist. Een overzicht van facturen per debiteur per maand helpt zien welke klant plotseling stopte met betalen; die aanpak staat in accountanalyse.

Wat gaat er in de praktijk mis?

• Alleen bij de jaarafsluiting beoordelen. De hele last valt in december, of pas bij de correctie van de accountant. Elf maanden lang is het resultaat te hoog en stuurt de directie op cijfers die niet kloppen.
• Een voorziening die nooit vrijvalt. De stand groeit elk jaar omdat er wel wordt gedoteerd maar nooit opgeruimd. Loop elke maand ook de bestaande posten langs: wat betaald is, valt vrij.
• Dubbeltelling door een al afgeboekte post. De vordering is uit het grootboek maar staat nog in de openstaandepostenlijst waaruit de staffel wordt berekend. De voorziening wordt daardoor te hoog.
• Een geschil of een creditnota aanzien voor een betalingsprobleem. Een klant die niet betaalt omdat hij de levering betwist of nog een creditnota krijgt, heeft geen inningsprobleem maar een openstaande discussie. Zet die posten apart, anders vervuilen ze de staffel elke maand opnieuw.
• Geen vastlegging. Er staat een bedrag op de balans en niemand weet meer hoe het is opgebouwd, dus de accountant kan de post niet volgen.

Een goede debiteurenvoorziening is dus geen jaarlijkse schatting achteraf, maar een maandelijkse beoordeling van een korte lijst met namen, opgeteld bij een vaste staffel, met een aansluiting die op één regel te volgen is.

Zo werkt het in Easyclose

Easyclose boekt niet: de dotatie en de afboeking horen thuis in je boekhoudpakket. Wat je in Easyclose doet, is de beoordeling bewaken en de onderbouwing bij elkaar houden. In de afsluitchecklist zet je de taak voor het beoordelen van de debiteurenvoorziening neer met een eigenaar, een werkdag-deadline (bijvoorbeeld werkdag 3), een categorie, afhankelijkheden en een reviewer, met vijf statussen en voortgang per periode. Taken die structureel te laat zijn, komen terug als knelpunt, en het afsluit-dashboard laat per maand zien waar de afsluiting staat.

De accountanalyse toont de facturen per debiteur in een maandmatrix, zodat je ziet welke klant plotseling stopte met betalen. Elk bedrag klikt door tot de boekingsregel met datum, dagboek, boekstuk, relatie en factuurreferentie, en elke tabel is naar Excel te exporteren voor je balansdossier. De cijfers komen uit een auditfile (XAF), Excel of CSV, of uit een directe koppeling die elke nacht ververst. Bekijken kan zonder account in de demo.