Afschrijven is het verdelen van de aanschafwaarde van een bedrijfsmiddel over de jaren waarin je het gebruikt. Een bus, een machine of een verbouwing koop je in één keer, maar je hebt er jaren plezier van. Daarom zet je de aanschaf niet in één keer als kosten in de winst-en-verliesrekening, maar op de balans als vast actief, en boek je elke periode een stukje van de waarde als afschrijvingskosten. In de maandafsluiting hoort die afschrijving elke maand geboekt te worden, niet één keer per jaar.
Hoe bereken je een lineaire afschrijving?
In het mkb is de lineaire methode de standaard: elk jaar hetzelfde bedrag. Je hebt drie gegevens nodig:
- Aanschafwaarde: de koopprijs plus de kosten om het bedrijfsmiddel gebruiksklaar te maken (transport, installatie), exclusief btw als je die terugvraagt.
- Restwaarde: wat het bedrijfsmiddel naar verwachting nog waard is aan het einde van de gebruiksduur.
- Gebruiksduur: het aantal jaren dat je het bedrijfsmiddel verwacht te gebruiken.
De formule: (aanschafwaarde min restwaarde) gedeeld door de gebruiksduur, en dat bedrag gedeeld door twaalf voor de maandelijkse afschrijving.
Voorbeeld: je koopt een bedrijfsbus van 48.000 euro. Je verwacht hem vijf jaar te gebruiken en daarna te verkopen voor 8.000 euro. De afschrijving per jaar is dan (48.000 min 8.000) gedeeld door 5 = 8.000 euro. Per maand is dat 666,67 euro. Elke maand boek je 666,67 euro als afschrijvingskosten in de winst-en-verliesrekening en verlaag je de boekwaarde op de balans met hetzelfde bedrag. Na drie jaar staat de bus nog voor 48.000 min 24.000 = 24.000 euro op de balans.
Er bestaan andere methoden, zoals degressief afschrijven (in de eerste jaren meer, later minder) of afschrijven op basis van gebruik (per draaiuur of per kilometer). Die kom je in het mkb weinig tegen. Wel goed om te weten: de afschrijving in je eigen rapportage mag afwijken van wat fiscaal is toegestaan. Overleg met je accountant hoe je dat voor de aangifte verwerkt; voor je maandrapportage kies je de termijn die economisch klopt.
Wanneer activeer je, en wanneer boek je direct als kosten?
Niet elke aankoop die langer dan een jaar meegaat, hoeft op de balans. Een nietmachine van 25 euro gaat ook vijf jaar mee, maar niemand schrijft daarop af. In de praktijk werk je met een drempelbedrag: ligt de aanschaf onder de drempel, dan boek je hem direct als kosten; ligt hij erboven, dan activeer je. Veel bedrijven hanteren een drempel van enkele honderden euro's, maar de hoogte is een keuze die past bij de omvang van je bedrijf. Leg de drempel vast in je afsluitprocedure, zodat iedereen dezelfde regel toepast. De fiscus kent voor de aangifte een eigen grens; laat je accountant aangeven wat daar geldt.
Let ook op samengestelde aankopen: tien bureaustoelen van 300 euro zijn samen 3.000 euro. Of je die als één investering activeert of als kosten boekt, is opnieuw een keuze die je vooraf vastlegt.
Waarom elke maand afschrijven en niet één keer per jaar?
Wie afschrijvingen alleen bij de jaarrekening boekt, kijkt elf maanden naar een resultaat dat te hoog is. In december komt dan in één keer het hele jaar aan afschrijvingskosten binnen en klapt het resultaat omlaag. Bij de bus uit het voorbeeld gaat het om 8.000 euro per jaar; bij een machinepark of een verbouwd pand loopt dat op tot tienduizenden euro's. Elke maandrapportage geeft dan een vertekend beeld, en de vergelijking met budget en vorig jaar klopt niet meer. Meer daarover lees je in cijfers vergelijken met budget en vorig jaar.
Maandelijks afschrijven is bovendien eenvoudig: het bedrag is elke maand hetzelfde, zolang er niets bijkomt of afgaat. De meeste boekhoudpakketten boeken de afschrijving automatisch per maand vanuit een activamodule. Zet de controle erop als vaste taak in je checklist voor de maandafsluiting.
Het activaregister als bron
Het activaregister (ook wel de activastaat) is de lijst van alle bedrijfsmiddelen die je hebt geactiveerd. Per bedrijfsmiddel staat erin:
- omschrijving en eventueel een intern nummer of kenteken;
- aanschafdatum en datum van ingebruikname;
- aanschafwaarde;
- gebruiksduur en restwaarde;
- de afschrijving per maand en per jaar;
- de cumulatieve afschrijving tot nu toe;
- de boekwaarde: aanschafwaarde min cumulatieve afschrijving.
Het register is de bron; het grootboek volgt. Bij elke maandafsluiting sluit je de twee op elkaar aan. De optelling van de aanschafwaarden in het register moet gelijk zijn aan het saldo van de activarekeningen in het grootboek, de optelling van de cumulatieve afschrijvingen aan het saldo van de rekeningen voor cumulatieve afschrijving, en de afschrijvingskosten van de maand aan wat er die maand in de winst-en-verliesrekening is geboekt. Wijkt een van de drie af, dan zoek je het verschil uit voordat je de periode sluit. Deze aansluiting hoort thuis in het balansdossier, met het register als onderbouwing van de balanspost vaste activa.
| Wat sluit je aan | Register | Grootboek |
|---|---|---|
| Aanschafwaarde | som van alle aanschafwaarden | saldo activarekeningen |
| Cumulatieve afschrijving | som van alle afschrijvingen tot nu toe | saldo rekeningen cumulatieve afschrijving |
| Afschrijving deze maand | som van de maandbedragen | afschrijvingskosten in de W&V |
Investeringen midden in de maand en desinvesteringen
Een nieuwe investering
Koop je de bus op 18 maart, dan is de vraag vanaf wanneer je afschrijft. In de praktijk kies je één regel: afschrijven vanaf de maand van ingebruikname, of vanaf de maand erna. Beide zijn verdedigbaar, zolang je het consequent doet en vastlegt. Belangrijker is dat de investering direct in de juiste maand in het register komt en op de activarekening wordt geboekt. Een investering die pas maanden later wordt geactiveerd, mist ook de afschrijving over die maanden.
Verkoop of afvoer
Bij een desinvestering haal je het bedrijfsmiddel uit het register en van de balans. Je boekt de aanschafwaarde en de cumulatieve afschrijving tegen elkaar weg; wat overblijft is de boekwaarde. Het verschil tussen de verkoopprijs en de boekwaarde is boekwinst of boekverlies.
Voorbeeld: je verkoopt de bus na drie jaar voor 27.000 euro. De boekwaarde is op dat moment 24.000 euro, dus je maakt 3.000 euro boekwinst. Verkoop je hem voor 21.000 euro, dan is er 3.000 euro boekverlies. Boekwinst en boekverlies zet je op een aparte rekening in de winst-en-verliesrekening, zodat je ze in de maandrapportage kunt toelichten. Vanaf de maand van verkoop stopt de afschrijving op dat bedrijfsmiddel.
Wat gaat er in de praktijk mis?
- Afschrijven alleen bij de jaarrekening. Het maandresultaat is het hele jaar te hoog en in december ineens te laag. De maandrapportage is dan geen betrouwbare basis voor beslissingen.
- Investeringen die maanden op een tussenrekening blijven staan. De factuur van de nieuwe machine wordt geboekt op "nog te rubriceren" of "investeringen in uitvoering" en daar vergeten. Er wordt niet afgeschreven en de balanspost is niet onderbouwd. Controleer elke maand of er investeringen op tussenrekeningen staan.
- Aanschaffen die eerst als kosten zijn geboekt en later worden geactiveerd. De maand van aankoop laat te hoge kosten zien, de maand van correctie te lage. Spreek een drempelbedrag af en beoordeel bij het inboeken al of een factuur een investering is.
- Register en grootboek lopen uit elkaar. Een verkocht bedrijfsmiddel staat nog in het register, een handmatige boeking staat wel in het grootboek maar niet in het register, of een termijn is in het ene systeem aangepast en in het andere niet. Zonder maandelijkse aansluiting groeit het verschil tot een uitzoekklus bij de jaarrekening.
- Doorgaan met afschrijven na volledige afschrijving. Een bedrijfsmiddel dat al op zijn restwaarde staat, mag niet verder worden afgeschreven. Bij handmatige boekingen van een vast maandbedrag gaat dit vaak mis. Een negatieve boekwaarde, of een boekwaarde onder de restwaarde, is het signaal.
Zo werkt het in Easyclose
Afschrijvingen boek je in je boekhoudpakket, meestal automatisch vanuit de activamodule. Easyclose controleert daarna of het goed is gegaan. In de afsluitchecklist zet je "afschrijvingen boeken" en "activaregister aansluiten" als vaste taken met een eigenaar, een werkdag-deadline en een reviewer, zodat de stap niet wordt overgeslagen en je in de voortgang per periode ziet of hij op tijd is afgerond.
In de rapportage zie je de afschrijvingskosten per maand in de winst-en-verliesrekening en in de heatmap per maand. Een maand zonder afschrijving, of een maand met een dubbel bedrag, valt daar direct op. Via drill-down klik je door tot de boekingsregel en zie je welke boeking ontbreekt. De virtuele controller signaleert bedragen die op tussenrekeningen blijven staan, zoals een investeringsfactuur die nog niet is geactiveerd. Bekijk het in de demo.
Veelgestelde vragen
Wat is afschrijven?
Afschrijven is het verdelen van de aanschafwaarde van een bedrijfsmiddel over de jaren waarin je het gebruikt. Je zet de aanschaf op de balans als vast actief en boekt elke periode een deel van de waarde als afschrijvingskosten in de winst-en-verliesrekening. Zo drukken de kosten van een bus of machine op de jaren waarin het bedrijfsmiddel omzet helpt maken, en niet alleen op het jaar van aankoop.
Hoe bereken je de maandelijkse afschrijving?
Bij lineair afschrijven trek je de restwaarde af van de aanschafwaarde en deel je het verschil door de gebruiksduur in jaren. Dat jaarbedrag deel je door twaalf. Voorbeeld: een bus van 48.000 euro met een restwaarde van 8.000 euro en een gebruiksduur van vijf jaar geeft 8.000 euro per jaar, dus 666,67 euro per maand. Dat bedrag boek je elke maand als afschrijvingskosten.
Moet ik elke maand afschrijven of is één keer per jaar genoeg?
Voor de jaarrekening volstaat één boeking per jaar, maar voor een betrouwbare maandrapportage schrijf je elke maand af. Boek je alleen in december, dan is het resultaat elf maanden te hoog en in december ineens te laag. Vergelijkingen met budget en vorig jaar kloppen dan niet. De meeste boekhoudpakketten kunnen de afschrijving automatisch per maand boeken vanuit een activamodule.
Wanneer activeer je een aankoop en wanneer boek je direct als kosten?
Je activeert een aankoop als die langer dan een jaar meegaat en boven een afgesproken drempelbedrag ligt. Ligt de aanschaf onder de drempel, dan boek je hem direct als kosten. Veel bedrijven hanteren een drempel van enkele honderden euro's, vastgelegd in de afsluitprocedure. De fiscus kent voor de aangifte een eigen grens; overleg met je accountant wat daar geldt.
Wat is een activaregister?
Een activaregister is de lijst van alle geactiveerde bedrijfsmiddelen, met per bedrijfsmiddel de aanschafdatum, aanschafwaarde, gebruiksduur, restwaarde, afschrijving per maand, cumulatieve afschrijving en boekwaarde. Het register is de bron voor de afschrijvingsboekingen en de onderbouwing van de balanspost vaste activa. Bij elke maandafsluiting sluit je de totalen van het register aan op de saldi in het grootboek.
Wat is het verschil tussen boekwinst en boekverlies bij verkoop van een bedrijfsmiddel?
Bij verkoop vergelijk je de verkoopprijs met de boekwaarde, dat is de aanschafwaarde min de afschrijvingen tot dan toe. Is de verkoopprijs hoger dan de boekwaarde, dan heb je boekwinst; is hij lager, dan boekverlies. Verkoop je een bus met een boekwaarde van 24.000 euro voor 27.000 euro, dan is de boekwinst 3.000 euro. Je boekt dit op een aparte rekening in de winst-en-verliesrekening.