Een rekening-courant (RC) tussen groepsmaatschappijen is een lopende rekening waarop de ene BV bijhoudt wat zij van de andere te vorderen heeft of aan de andere schuldig is. Managementfees, doorbelaste kosten, onderlinge leningen en betalingen namens elkaar lopen er allemaal overheen. Bij twee BV's zijn er dus twee boekhoudingen die hetzelfde verhaal vertellen, elk vanuit het eigen perspectief.
Daaruit volgt een harde regel: wat de ene BV als vordering boekt, moet de andere BV als schuld boeken, in dezelfde maand en voor hetzelfde bedrag. Tel je de onderlinge RC-saldi van alle BV's bij elkaar op, dan hoort daar nul uit te komen. Komt er iets anders uit, dan is ergens een tegenboeking gemist, in de verkeerde maand geboekt of op een verkeerde rekening gezet.
Waarom dit bij consolidatie zo belangrijk is
Bij consolidatie worden onderlinge vorderingen en schulden tegen elkaar weggestreept. Dat gaat alleen goed als ze aan beide kanten even groot zijn. Sluit de rekening-courant niet, dan blijft er na eliminatie een verschil staan dat nergens thuishoort en dat de geconsolideerde balans uit evenwicht brengt. In de praktijk wordt zo'n verschil vaak weggeboekt op een tussenrekening, en verdwijnt de fout uit het zicht tot de accountant ernaar vraagt.
Een controle per maand is bovendien veel scherper dan een controle op het jaartotaal. Een gemiste boeking van 2.500 euro in september valt in een jaartotaal van tonnen niet op, maar in de maandkolom van september springt hij er meteen uit.
Zo werkt het in Easyclose
De RC-check is de automatische controle die bewaakt of de onderlinge rekening-courantposities tussen je BV's kloppen. Het idee is eenvoudig: wat de ene BV van de andere te vorderen heeft, moet de andere precies even veel schuldig zijn. Tel je de gemarkeerde RC-saldi over alle administraties bij elkaar op, dan hoort daar € 0 uit te komen. Doet het dat niet, dan is er ergens een tegenboeking gemist en wijst de check je de plek aan.
Zo werkt het
- Markeer de RC-rekeningen. Ga naar Inrichting → Consolidatie inrichten, tabblad Rekening-courant (RC), en vink per administratie de rekening-courantrekeningen aan (zie Eliminatierekeningen). De check rekent alleen met die rekeningen.
- Bekijk de uitslag. Bovenaan zie je in één balk of de onderlinge saldi sluiten, en per BV welk saldo erop staat.
- Lees de maandmatrix. Per maand zie je de stand van beide BV's naast elkaar, plus de regels Δ stand en Δ mutatie die laten zien of het in die maand sloot.
- Zoom in op een afwijkende maand. Klik op een maand om de onderliggende boekingsregels te zien; de gemiste tegenboeking springt eruit.
De uitslagbalk
De balk is groen als alles sluit en rood als er een verschil is. Bij een verschil staat het bedrag erbij, en per BV het saldo, zodat je meteen ziet aan welke kant de tegenboeking ontbreekt.
De RC-maandmatrix
De maandmatrix toont per BV de cumulatieve rekening-courantstand per maand. Daaronder staan twee controleregels: Δ stand (cumulatief) is het saldo over beide BV's samen (hoort overal een groen vinkje te zijn), en Δ mutatie (maand) laat per maand de beweging zien. Een maand die niet op € 0 uitkomt, kleurt rood.
| RC-stand t/m | jul | aug | sep | okt | nov | dec |
|---|---|---|---|---|---|---|
Vermeulen Holding | € 17.500 | € 20.000 | € 22.500 | € 25.000 | € 27.500 | € 30.000 |
Vermeulen Service | € 17.500 | € 20.000 | € 20.000 | € 22.500 | € 25.000 | € 27.500 |
Δ stand (cumulatief) | ✓ | ✓ | € 2.500 | € 2.500 | € 2.500 | € 2.500 |
Δ mutatie (maand) | ✓ | ✓ | € 2.500 | ✓ | ✓ | ✓ |
Inzoomen op de afwijkende maand
Klik je op een maand, bijvoorbeeld september, dan opent een venster met alle boekingsregels op de gemarkeerde RC-rekeningen in die maand. Onderaan staat het saldo, dat € 0 hoort te zijn. Zie je maar één kant van de managementfee staan, dan weet je precies welke tegenboeking ontbreekt.
RC-mutaties · september
| Administratie | Rekening | Omschrijving | Bedrag (D +/C −) |
|---|---|---|---|
Vermeulen Holding | 13500 Vorderingen op groepsmaatschappijen | Managementfee september, Vermeulen Service | € 2.500 |
Vind je een terechte afwijking die op groepsniveau gecorrigeerd moet worden, dan boek je dat met een handmatige consolidatieboeking. Het samenvoegen zelf staat beschreven in Een consolidatie opzetten.
Veelgestelde vragen
Wat is een rekening-courant tussen BV's?
Een lopende rekening waarop groepsmaatschappijen hun onderlinge vorderingen en schulden bijhouden: managementfees, doorbelaste kosten, onderlinge leningen en betalingen namens elkaar. Wat bij de ene BV een vordering is, is bij de andere een even grote schuld.
Waarom moet de rekening-courant tussen groepsmaatschappijen op nul sluiten?
Omdat elke onderlinge post aan twee kanten wordt geboekt: als vordering bij de ene BV en als schuld bij de andere. Opgeteld over alle BV's heffen die elkaar op. Een saldo dat niet nul is, betekent dat een boeking aan één kant ontbreekt, in een andere maand staat of op een verkeerde rekening is gezet.
Hoe vind je een verschil in de rekening-courant?
Vergelijk de saldi per maand in plaats van per jaar. Zoek de eerste maand waarin de cumulatieve standen van beide BV's uit elkaar lopen; het verschil in die maand is het bedrag van de gemiste of verkeerd geboekte post. Kijk daarna naar de boekingen op de RC-rekeningen in die maand aan beide kanten.
Wat is een RC-check?
Een automatische controle die per maand en per paar entiteiten bewaakt of de gemarkeerde rekening-courant- en intercompany-rekeningen samen op nul uitkomen. Bij een verschil toont hij de maand en het bedrag, zodat je gericht de ontbrekende tegenboeking kunt zoeken.
Wat doe je met een RC-verschil dat je niet meer in de bron kunt corrigeren?
Het beste is corrigeren in de boekhouding van de BV waar de boeking ontbreekt. Kan dat niet meer, bijvoorbeeld omdat de periode al is afgesloten, dan leg je het verschil vast met een consolidatieboeking op groepsniveau, met een toelichting waarom.