De consolidatiestaat: zo bouw en lees je het consolidatieoverzicht

Een consolidatiestaat is het overzicht waarin je per regel van de balans en de winst-en-verliesrekening laat zien hoe het groepscijfer is opgebouwd: een kolom per groepsmaatschappij, een of meer eliminatiekolommen en een geconsolideerde kolom. Per regel geldt de rekenregel: de som van de entiteiten plus de eliminaties en correcties is het geconsolideerde bedrag. De consolidatiestaat (ook consolidatieoverzicht of consolidatiewerkblad genoemd) is daarmee het rekenbewijs onder de geconsolideerde cijfers.

Waarvoor dient een consolidatiestaat?

Een geconsolideerde balans laat alleen de uitkomst zien. De consolidatiestaat laat de weg ernaartoe zien. Dat heeft drie functies.

• Bewijs richting accountant en directie. De accountant wil per eliminatie weten welk bedrag is weggestreept, waarom en tegen welke tegenpost. De directie wil zien welk deel van de groepsomzet echte omzet is en welk deel onderling was.
• Dossier bij de jaarrekening. De consolidatiestaat is het werkblad dat de geconsolideerde jaarrekening onderbouwt en waarin je jaren later de opbouw nog terugvindt.
• De plek waar een verschil zichtbaar wordt. Sluit de rekening-courant niet, dan zie je dat niet in de geconsolideerde balans, die vaak alsnog sluit omdat het verschil in het resultaat lekt. Je ziet het in de eliminatiekolom, waar een vordering van 30.000 tegenover een schuld van 27.500 staat.

Hoe is een consolidatiestaat opgebouwd?

Van links naar rechts bevat een volledige consolidatiestaat vijf soorten kolommen. Niet elke groep heeft ze allemaal nodig, maar de volgorde is altijd dezelfde.

1. Entiteitskolommen. Per groepsmaatschappij de enkelvoudige cijfers, gemapt op dezelfde rapportagestructuur. Een buitenlandse dochter staat hier al omgerekend naar euro's.
2. IC-eliminaties. Alles wat binnen de groep tegen elkaar wegvalt: onderlinge omzet en kosten, rekening-courantvorderingen en -schulden, onderlinge dividenden, de deelneming tegen het eigen vermogen van de dochter en niet-gerealiseerde tussenwinst. Welke posten dat zijn, staat in intercompany-eliminaties.
3. Eigendomscorrectie. Bij proportionele consolidatie neem je alleen het eigen aandeel mee, dus deze kolom haalt het deel van de andere aandeelhouder eruit. Bij volledige consolidatie van een dochter met minder dan 100% eigendom blijft alles staan, maar wordt het aandeel derden (minderheidsbelang) apart getoond in eigen vermogen en resultaat. Welke methode wanneer geldt, lees je in consolidatiemethoden.
4. Handmatige consolidatieboekingen. Correcties die alleen op groepsniveau bestaan, zoals een goodwillafschrijving of een herclassificatie. Die horen in een eigen kolom, niet verstopt tussen de eliminaties. Zie consolidatieboekingen.
5. Geconsolideerd. De uitkomst per regel.

De rekenregel per regel is dan: entiteiten + IC-eliminaties + eigendomscorrectie + consolidatieboekingen = geconsolideerd. Elke eliminatie- en correctiekolom is bovendien zelf een sluitende boeking: het totaal debet is gelijk aan het totaal credit. Daardoor sluit de geconsolideerde balans automatisch zolang de enkelvoudige balansen sluiten.

Een uitgewerkt voorbeeld: holding en werkmaatschappij

Neem een groep met twee BV's. De holding bezit 100% van de werkmaatschappij en waardeert de deelneming tegen het eigen vermogen van de dochter (250.000 euro). De holding rekent een managementfee van 135.500 euro per jaar, die bij de werkmaatschappij als kosten staat. De werkmaatschappij heeft daarnaast een rekening-courantschuld van 30.000 euro aan de holding, die bij de holding als vordering staat. Alle bedragen in euro's; kosten staan als positieve bedragen, een eliminatie als negatief bedrag.

De managementfee valt aan beide kanten weg: 135.500 minder opbrengst bij de holding, 135.500 minder kosten bij de werkmaatschappij, per saldo nul effect op het groepsresultaat. Het resultaat deelneming van 124.500 verdwijnt, omdat de winst van de dochter al regel voor regel in de groepscijfers zit. Het geconsolideerde resultaat van 150.000 is daardoor precies het resultaat van de holding. Op de balans valt de deelneming van 250.000 weg tegen het eigen vermogen van de dochter, en de rekening-courant van 30.000 aan de actiefzijde tegen de 30.000 aan de passiefzijde. De eliminatiekolom sluit: 280.000 minder activa, 280.000 minder passiva. Het groepsvermogen is 280.000, gelijk aan het vermogen van de holding.

Hoe lees en controleer je een consolidatiestaat?

Een consolidatiestaat lees je niet van links naar rechts, maar per controle. Vier controles vangen bijna alles.

1. Elke eliminatiekolom sluit. Het totaal van de eliminaties aan de actiefzijde is gelijk aan het totaal aan de passiefzijde (hierboven tweemaal 280.000), en in de winst-en-verliesrekening staat tegenover elke weggestreepte opbrengst een weggestreepte kost, of een verklaarbaar effect op het resultaat. Een kolom die niet sluit, is een boeking die niet sluit.
2. De geconsolideerde balans sluit. Totaal activa is totaal passiva, en het geconsolideerde resultaat past in de mutatie van het eigen vermogen.
3. De rekening-courant valt precies weg. De vordering bij de ene BV en de schuld bij de andere moeten op de cent gelijk zijn. Is dat niet zo, dan controleer je eerst de bron, per maand en per paar BV's, zoals beschreven in de RC-check. Je lost het niet op in de eliminatiekolom.
4. Elk bedrag is te herleiden. Elk cijfer in een entiteitskolom voert terug op een grootboekrekening en een boekingsregel, elke eliminatie op een concrete post met tegenpartij en bedrag. Een eliminatie "diversen 4.300" is geen eliminatie maar een sluitpost.

Consolidatiestaat in Excel: wanneer werkt het en wanneer kraakt het?

Bij twee BV's is een consolidatiestaat in Excel goed te doen. Je plakt twee kolommen uit de boekhouding, typt drie of vier eliminaties en de somkolom klopt. Alles staat op één scherm en iedereen begrijpt het bestand.

Bij vijf of meer BV's kraakt dezelfde opzet, om vier redenen.

• Koppelingen naar losse exports. Elke entiteitskolom hangt aan een eigen exportbestand. Eén BV die een week later klaar is, betekent opnieuw plakken, en niemand weet zeker of alle kolommen van dezelfde datum zijn.
• Verborgen formules. Na twee jaar staan er somformules over verkeerde bereiken, een hardgetypt bedrag waar een formule hoorde en een tabblad dat alleen de oorspronkelijke bouwer begrijpt.
• Een eliminatie die iemand handmatig overschrijft. De rekening-courant sluit niet, het is vrijdagmiddag, en iemand typt 27.500 over de 30.000 heen. De staat sluit, het verschil is weg, en niemand vindt het terug.
• Geen historie per maand. Het bestand bevat de laatste stand. Wat de consolidatiestaat van maart was, weet je niet meer, en een vergelijking met vorig jaar per maand is niet te maken.

Het aantal onderlinge relaties groeit bovendien sneller dan het aantal BV's: bij twee BV's is er één paar, bij vijf zijn het er tien. Hoe je een consolidatie vanaf het begin goed neerzet, staat in het stappenplan consolideren.

Wat gaat er in de praktijk mis?

• Eliminaties saldo-matig in plaats van per post. Eén regel "IC-eliminaties 165.500" in plaats van de managementfee van 135.500 en de rekening-courant van 30.000 apart. Het totaal klopt, maar zodra de accountant vraagt waar de 165.500 uit bestaat, begint het zoeken opnieuw.
• Geen aparte kolom voor handmatige boekingen. Een goodwillafschrijving wordt tussen de IC-eliminaties gezet. Daardoor verdwijnt het onderscheid tussen "wat viel weg" en "wat hebben we gecorrigeerd".
• Consolidatiestaat alleen per jaar. Wie alleen in maart de staat over het vorige jaar opstelt, vindt dan pas de verschillen van twaalf maanden tegelijk. Een staat per maand maakt elk verschil klein en vers.
• De deelneming tegen kostprijs elimineren terwijl het eigen vermogen van de dochter is veranderd. De holding kocht de aandelen voor 180.000, de dochter heeft inmiddels 250.000 eigen vermogen. Wie 180.000 wegstreept tegen 250.000, houdt 70.000 over die nergens thuishoort. Elimineer de deelneming tegen het huidige eigen vermogen van de dochter, of leg het verschil expliciet vast als goodwill of als resultaat.
• Een rekening-courant die niet sluit "oplossen" in de eliminatiekolom. Het verschil van 2.500 verdwijnt in de staat, maar het zit nog steeds in een van beide administraties. Volgende maand is het 2.500 plus iets nieuws. Het verschil hoort in de bron te worden opgelost, niet in het overzicht.

Zo werkt het in Easyclose

Easyclose bouwt de consolidatiestaat automatisch op uit de administraties van je BV's, of die nu uit een auditfile, Excel of een directe koppeling komen. Per BV een kolom, dan een kolom IC-eliminaties, een kolom eigendomscorrectie (voor proportionele consolidatie of minder dan 100% eigendom) en de geconsolideerde kolom, per regel volgens de rekenregel entiteiten + eliminaties + correctie = geconsolideerd. Rekening-courant- en intercompany-rekeningen markeer je als eliminatierekening; de saldi vallen zichtbaar tegen elkaar weg. Handmatige consolidatieboekingen staan apart, per periode, met debet = credit als eis.

Elk bedrag in de staat klikt door tot de boekingsregel, en de RC-check laat per maand en per paar BV's zien of de rekening-courant sluit, zodat je een verschil in de bron oplost en niet in de eliminatiekolom. De consolidatie is te exporteren naar Excel voor het jaarrekeningdossier. Probeer het in de demo met de Vermeulen Groep, inclusief een verstopt rekening-courant-verschil van 2.500 euro.