Consolideren van meerdere BV's: zo zet je een consolidatie op

Consolideren is het samenvoegen van de cijfers van meerdere ondernemingen tot één jaarrekening of maandrapportage, alsof de groep één bedrijf is. Je telt de balansen en winst-en-verliesrekeningen van alle groepsmaatschappijen bij elkaar op en haalt daarna alles eruit wat zich binnen de groep afspeelt: onderlinge vorderingen en schulden, onderlinge omzet en kosten, het kapitaalbelang van de moeder in de dochters en tussenwinst op voorraad.

Consolideren is dus optellen én elimineren. Wie alleen optelt, telt de managementfee van de holding als omzet van de groep, laat een rekening-courant als vordering én als schuld op de groepsbalans staan en overschat de omzet met elke onderlinge levering. De kunst zit in de eliminaties, en in het aantoonbaar sluitend krijgen ervan.

De volgorde die in de praktijk werkt

1. Zorg dat elke administratie op zichzelf klopt. Balans in evenwicht, alle perioden compleet. Een consolidatie kan nooit beter zijn dan de slechtste administratie erin.
2. Breng alle BV's op één rapportagestructuur. Elke administratie heeft een eigen rekeningschema; consolideren gaat pas als de rekeningen van alle BV's naar dezelfde rubrieken wijzen.
3. Wijs de intercompany-rekeningen aan. Rekening-courant, onderlinge leningen, doorbelastingen.
4. Leg de groepsstructuur vast. Per BV de moeder, het belang en de consolidatiemethode.
5. Controleer of het sluit. De rekening-courant tussen elk paar BV's op nul, de geconsolideerde balans in evenwicht, en elke eliminatie navolgbaar tot de bron.

Wie deze volgorde aanhoudt, hoeft achteraf zelden te zoeken. Wie begint met optellen en pas aan het eind gaat elimineren, komt vrijwel altijd een onverklaard verschil tegen.

Zo werkt het in Easyclose

Een consolidatie voegt de cijfers van meerdere administraties samen tot één geheel, alsof de BV's samen één bedrijf vormen. Easyclose telt de bedragen per rubriek op en haalt de onderlinge posities tussen je BV's eruit, zodat je geen dubbeltellingen krijgt. Je richt dat één keer in onder Inrichting → Consolidatie inrichten; daarna rekent Easyclose het geconsolideerde beeld elke keer opnieuw uit. Je hoeft niets te exporteren of te kopiëren.

De stappen

1. Importeer en map elke administratie. Zorg dat alle BV's die je wilt consolideren zijn ingelezen en dat hun rekeningen naar rubrieken zijn gemapt. Zie Rekeningen mappen.
2. Leg de groepsstructuur vast. Ga naar Inrichting → Consolidatie inrichten, tabblad Groepsstructuur, en geef per BV de moeder, het eigendomspercentage en de consolidatiemethode op. Vormen je administraties meer dan één groep, dan kies je daar ook welke groep je consolideert. Zie Groepsstructuur, eigendom & methode.
3. Geef akkoord op de deelnemingen. Op het tabblad Deelnemingen stelt Easyclose per dochter voor welke deelneming van de moeder tegen welk eigen vermogen wegvalt. Is een dochter later gekocht, dan vul je het boekjaar en de maand van de overname in; het verschil wordt goodwill of badwill. Zie Deelnemingen, overname en goodwill.
4. Wijs de onderlinge rekeningen aan. Op de tabbladen Rekening-courant (RC), IC-grootboek en IC-relaties markeer je per BV de rekening-courant, de onderlinge omzet en inkoop en de intercompany-relaties. Die posten elimineert Easyclose daarna automatisch, per maand. Zie Eliminatierekeningen markeren.
5. Waar nodig: valuta, tussenwinst en correcties. Een BV in een andere munt richt je in op het tabblad Valuta, onderlinge leveringen met winst op voorraad op het tabblad Tussenwinst. Alleen wat Easyclose niet zelf elimineert, boek je op het tabblad Consolidatieboekingen; zie Handmatige consolidatieboekingen.
6. Controleer en bekijk het resultaat. Onder Rapportages → Consolidatie, IC & RC staan de automatische RC-check en de aansluitmatrix. De Consolidatiestaat toont per BV een kolom plus de eliminaties en de eigendomscorrectie; dashboard, W&V en balans tonen de geconsolideerde cijfers.

Hoe het geconsolideerde beeld eruitziet

In de geconsolideerde W&V staat per rubriek het opgetelde bedrag van de BV's in de groep. Onderlinge omzet en inkoop tussen de BV's zijn er via de automatische eliminaties uitgehaald (tabblad IC-grootboek of IC-relaties), zodat het totaal klopt.

De onderlinge posities haal je eruit met eliminatierekeningen, de deelnemingen met de kapitaaleliminatie, en alleen waar nodig met handmatige consolidatieboekingen. Dat de onderlinge rekening-courant precies sluit, bewaakt de RC-check.