Rapportagestructuur opbouwen: het rubriekenschema van je cijfers

Een rapportagestructuur, ook rubriekenschema genoemd, is de indeling waarin je je cijfers leest: de regels van je winst-en-verliesrekening en je balans, hun volgorde, hun niveaus en de tussentellingen daartussen. De rapportagestructuur staat los van het rekeningschema. Het rekeningschema bepaalt waarop je boekt, de rapportagestructuur bepaalt hoe die boekingen worden samengevat tot een overzicht waarop je een besluit kunt nemen. Een goede structuur brengt honderden grootboekrekeningen terug tot ongeveer dertig leesbare regels.

Het toewijzen van grootboekrekeningen aan die regels is een aparte stap, de mapping. Dit artikel gaat over de stap daarvoor: het ontwerp. Welke regels wil je zien, in welke volgorde, op welk niveau, en waar zet je een tussentelling.

Waarom neem je de indeling niet gewoon over uit je boekhoudpakket?

Vrijwel elk boekhoudpakket levert een standaardindeling mee. Die indeling is gemaakt voor de jaarrekening: verantwoording achteraf, één keer per jaar, gericht op een externe lezer die wil weten of de cijfers een getrouw beeld geven. Jij leest je cijfers elke maand, en je wilt weten of je moet ingrijpen. Dat zijn twee verschillende doelen, en dus twee verschillende indelingen.

Vier verschillen vallen het meeste op.

• Geen brutomarge. Het jaarrekeningmodel rangschikt kosten vaak naar soort: inkoopwaarde, personeel, afschrijvingen, overige. Daardoor is nergens zichtbaar wat er overblijft van de omzet nadat de direct toerekenbare kosten eraf zijn. En juist dat is het getal waarop een mkb-directie stuurt.
• Omzet op één regel. Een bedrijf met onderhoud en projecten ziet in de standaardindeling alleen het totaal. Dalende marge op projecten die wordt gemaskeerd door groeiend onderhoud, blijft dan onzichtbaar.
• Namen die niemand gebruikt. Rubrieken als "overige bedrijfsopbrengsten" en "som der bedrijfslasten" zijn correct, maar in het managementoverleg praat niemand zo.
• Kosten die verspreid staan. Wat de directie als één beslissing ziet, bijvoorbeeld alle kosten van het wagenpark, staat verdeeld over afschrijvingen, brandstof, verzekering en onderhoud.

Je hoeft de jaarrekeningindeling daarmee niet overboord te gooien. Je maakt er een tweede indeling naast, voor je eigen sturing. De optelling blijft hetzelfde; alleen de groepering en de tussentellingen verschillen. Wat er verder in een maandpakket hoort, staat in maandrapportage opstellen.

Hoe bouw je de winst-en-verliesrekening op voor sturing?

Een stuurbare winst-en-verliesrekening volgt de weg van de euro door het bedrijf, van omzet naar resultaat, met een tussentelling op elke plek waar een beslissing valt. De gangbare volgorde is deze.

1. Omzet, gesplitst naar de groepen waarop je stuurt. Dat kunnen dienstsoorten zijn, productgroepen, vestigingen of klanttypes. Kies de splitsing waarover je in het managementoverleg praat, en houd het bij twee tot vijf groepen.
2. Direct toerekenbare kosten per omzetgroep: inkoopwaarde, materiaal, ingehuurd personeel, uitbesteed werk. De regel is simpel: kun je de kosten aan een opdracht of een verkocht product koppelen, dan horen ze hier.
3. Brutomarge als tussentelling, bij voorkeur ook per omzetgroep.
4. Personeelskosten van het vaste team: lonen, sociale lasten, pensioen, reservering vakantiegeld, opleiding.
5. Overige bedrijfskosten: huisvesting, wagenpark, verkoop, kantoor, automatisering, afschrijvingen.
6. Bedrijfsresultaat als tweede tussentelling.
7. Financiële baten en lasten: rente op leningen en op de rekening-courant.
8. Resultaat voor belasting.

De tussentellingen zijn het hart van het ontwerp. Een tussentelling op de plek waar een beslissing valt, maakt het verschil tussen een lijst getallen en een verhaal. Zakt de brutomarge, dan gaat het gesprek over prijzen, calculaties en inkoop. Zakt het bedrijfsresultaat terwijl de brutomarge gelijk blijft, dan gaat het over de vaste kosten. Zonder die twee tussentellingen zie je alleen dat het resultaat lager is, en begint elke maand dezelfde zoektocht opnieuw.

Een uitgewerkt voorbeeld: 4.200.000 euro omzet in twee groepen

Neem een installatiebedrijf met twee omzetgroepen: onderhoudscontracten en projecten. De omzet is 4.200.000 euro, de direct toerekenbare kosten zijn 2.520.000 euro, de personeelskosten 1.070.000 euro en de overige bedrijfskosten 310.000 euro. De rentelast is 40.000 euro. In een structuur met tussentellingen en twee berekende regels ziet dat er zo uit.

Regel	Niveau	Bedrag
Omzet onderhoudscontracten	detail	2.600.000
Omzet projecten	detail	1.600.000
Totaal omzet	subtotaal	4.200.000
Directe kosten onderhoud	detail	1.430.000
Directe kosten projecten	detail	1.090.000
Brutomarge	tussentelling	1.680.000
Brutomarge in procenten van de omzet	berekend	40,0%
Personeelskosten	subtotaal	1.070.000
Personeelskosten in procenten van de omzet	berekend	25,5%
Overige bedrijfskosten	subtotaal	310.000
Bedrijfsresultaat	tussentelling	300.000
Financiële lasten	detail	40.000
Resultaat voor belasting	eindtelling	260.000

De brutomarge is 4.200.000 min 2.520.000, dus 1.680.000 euro. Het bedrijfsresultaat is 1.680.000 min 1.070.000 min 310.000, dus 300.000 euro. Na de rentelast van 40.000 euro blijft 260.000 euro resultaat voor belasting over.

De twee berekende regels doen het werk. De brutomarge van 1.680.000 euro is 40,0 procent van de omzet, de personeelskosten van 1.070.000 euro zijn 25,5 procent van de omzet. Die twee percentages zijn direct te vergelijken met vorige maand, met vorig jaar en met de begroting, terwijl absolute bedragen dat niet zijn: bij groeiende omzet stijgt de brutomarge in euro's vanzelf, ook als de marge in procenten daalt.

Splits je de brutomarge ook per omzetgroep, dan zie je nog meer. Onderhoud levert 2.600.000 min 1.430.000, dus 1.170.000 euro marge, ofwel 45,0 procent. Projecten leveren 1.600.000 min 1.090.000, dus 510.000 euro, ofwel 31,9 procent. Samen weer 1.680.000 euro. Op totaalniveau zie je 40,0 procent en lijkt er weinig aan de hand. Verschuift er in het volgende jaar 400.000 euro omzet van onderhoud naar projecten, dan daalt de totale marge met ruim 52.000 euro zonder dat er ook maar één prijs is veranderd. Dat verschil zie je alleen als je omzet en directe kosten in dezelfde groepen splitst.

Hoe bouw je de balans op?

De balans kent een vaste volgorde die je niet zelf hoeft te bedenken: aan de activazijde van vast naar vlottend, aan de passivazijde van eigen vermogen naar kortlopende schulden. Die volgorde is bekend bij iedereen die de balans leest, dus daar wijk je niet van af. De ruimte voor eigen ontwerp zit in het detailniveau en in de subtotalen.

Een werkbare opzet ziet er zo uit.

• Vaste activa: materiële vaste activa, immateriële vaste activa, financiële vaste activa en deelnemingen.
• Vlottende activa: voorraden, onderhanden werk, debiteuren, overige vorderingen en overlopende activa, liquide middelen.
• Eigen vermogen: gestort kapitaal, reserves, resultaat lopend boekjaar.
• Langlopende schulden: bankleningen, leasing, achtergestelde leningen, rekening-courant met de directie of met andere groepsmaatschappijen.
• Kortlopende schulden: crediteuren, belastingen en premies, nog te betalen kosten, kortlopend deel van de leningen.

Neem alleen subtotalen op die je echt gebruikt. Twee zijn dat bijna altijd. Het werkkapitaal is de vlottende activa min de kortlopende schulden, en laat zien hoeveel geld er in de dagelijkse bedrijfsvoering vastzit. Bij 900.000 euro vlottende activa en 640.000 euro kortlopende schulden is dat 260.000 euro. De nettoschuld is de rentedragende schulden min de liquide middelen. Bij 500.000 euro langlopende leningen, 100.000 euro kortlopend deel en 180.000 euro op de bank is dat 420.000 euro. Dat is het getal waar een bank en een financier naar kijken.

Welke ontwerpregels houd je aan?

Vijf regels bepalen of een structuur jarenlang meegaat of binnen een half jaar wordt omgebouwd.

1. Houd het hoogste niveau klein. Vuistregel: het eerste niveau past op één scherm, dus vijftien tot twintig regels. Al het detail hangt daaronder. Wie meer wil zien, klapt open of klikt door.
2. Elk niveau telt op tot het niveau erboven. Elke grootboekrekening hangt precies één keer in de structuur. Zodra een rekening op twee plekken meetelt, klopt geen enkele tussentelling meer, en dat merk je pas als iemand controleert.
3. Dezelfde structuur voor alle BV's. Wil je optellen of consolideren, dan moeten de regels in elke administratie hetzelfde heten en dezelfde betekenis hebben. Het rekeningschema mag per BV verschillen, de rapportagestructuur niet. Zie ook het stappenplan consolideren.
4. Houd de structuur stabiel over de jaren. Vergelijken met vorig jaar kan alleen als de regels hetzelfde zijn gebleven. Wil je toch wijzigen, doe dat per 1 januari en pas de structuur ook toe op het vorige jaar, zodat de vergelijking blijft kloppen.
5. Gebruik berekende regels. Een percentage of een verhouding tussen twee regels maakt een tabel in één oogopslag leesbaar: brutomarge in procenten van de omzet, personeelskosten in procenten van de omzet, omzet per medewerker. Zet ze direct onder de regel waar ze over gaan, niet in een apart blok achteraan.

Test je ontwerp voordat je gaat mappen. Leg de structuur voor aan iemand uit de directie en vraag welke regel hij als eerste zou lezen. Noemt hij een regel die er niet in staat, dan is het ontwerp nog niet klaar. Dezelfde toets werkt voor een financieel dashboard: wat er niet toe doet, laat je weg.

Wat gaat er in de praktijk mis?

• Vijftig regels op het eerste niveau. Vaak ontstaan doordat elke grootboekrekening een eigen rapportageregel kreeg. Het overzicht past niet op een scherm, niemand leest het, en de vergadering gaat over de kleinste post in plaats van over de grootste. Vouw op tot vijftien tot twintig regels en zet het detail eronder.
• Tussentellingen die niet optellen. Een rekening telt twee keer mee, bijvoorbeeld ingehuurd personeel dat zowel onder de directe kosten als onder de personeelskosten hangt. De brutomarge klopt dan niet, en het verschil valt pas op als iemand het optelt. Controleer per structuur dat de som van de detailregels gelijk is aan de tussentelling.
• Elk jaar een andere indeling. Er wordt een regel gesplitst, een rubriek hernoemd, een kostensoort verplaatst. Op zichzelf steeds een verbetering, maar de vergelijking met vorig jaar is weg en niemand weet nog of een stijging echt is of alleen een verschuiving.
• Een structuur die per BV verschilt. De ene BV heeft "personeelskosten", de andere "loonkosten" en "inhuur" apart. Optellen levert dan losse kolommen op die niet op elkaar aansluiten, en de consolidatie moet elke maand met de hand worden rechtgetrokken.
• Een indeling gemaakt voor de accountant. De structuur volgt precies de jaarrekening en is daarmee prima voor het dossier, maar toont geen brutomarge, geen omzetgroepen en geen kengetallen. De directie krijgt maandelijks een document dat pas in maart nuttig is.

De structuur is bovendien pas zoveel waard als de cijfers eronder. Klopt de aansluiting van de brongegevens niet, dan is ook de mooiste indeling misleidend. Controleer daarom vóór het ontwerp dat de ingelezen data sluit, zoals beschreven bij de importcontrole. Een rapportagestructuur die je in een rustige middag ontwerpt en daarna jaren ongewijzigd laat, is een van de goedkoopste verbeteringen die je aan je maandcijfers kunt doen.

Zo werkt het in Easyclose

In Easyclose bouw je de rapportagestructuur voor winst-en-verlies en balans zelf op, los van je rekeningschema. Je begint met een sjabloon en past de regels, de volgorde en de niveaus aan tot de indeling past bij hoe jullie sturen. Daarna sleep je de grootboekrekeningen naar de rubrieken. Rekeningen die nog niet gemapt zijn, worden aangewezen, zodat er niets stilletjes buiten de telling valt. Easyclose kan een mapping voorstellen, maar de gebruiker beslist en niets wordt automatisch doorgevoerd.

De mapping wordt per administratie bewaard, zodat elke BV op dezelfde structuur uitkomt en de cijfers optelbaar blijven. Een grote wijziging in de structuur maak je direct daarna weer ongedaan. Meerdere boekjaren staan naast elkaar, met beginbalans, doorrollen naar een volgend jaar en vergelijking met vorig jaar op dezelfde indeling. Elk bedrag in de rapportage klikt door tot de boekingsregel, en elke tabel gaat naar Excel. Bekijk een ingerichte structuur in de demo of lees meer over rapportage.