Auditfile (XAF), Excel of CSV: welke export uit je boekhoudpakket gebruik je?

De auditfile (XML Audit File, bestandsextensie .xaf) is de Nederlandse standaard voor het uitwisselen van een complete financiële administratie. Hij is ooit ontwikkeld voor de Belastingdienst en accountants, en vrijwel elk Nederlands boekhoudpakket kan hem met één klik exporteren: rekeningschema, relaties, dagboeken, perioden en alle boekingsregels van een boekjaar, in een vaste structuur. Voor rapportage- en consolidatiesoftware is het daarmee de kortste route: geen kolommen toewijzen, geen interpretatie, alles staat op een vaste plek.

Wanneer Excel of CSV?

Een vrije export van boekingsregels naar Excel of CSV is nuttig als je pakket geen XAF levert (buitenlandse pakketten, sommige ERP-systemen), als je maar een deel van de administratie wilt aanleveren, of als je extra velden nodig hebt die in de auditfile niet zitten, zoals kostenplaatsen of projecten. De prijs is dat de kolommen per pakket verschillen: je moet eenmalig aangeven welke kolom de datum is, welke de rekening, welke het bedrag en of debet en credit in één kolom of in twee kolommen staan.

Wat je in beide gevallen nodig hebt

Op regelniveau minimaal: datum of periode, grootboekrekening, omschrijving en bedrag met debet- of creditkant. Voor een goede rapportage komen daar dagboek, relatie en factuurreferentie bij, zodat je later van een bedrag kunt doorklikken naar de factuur. Exporteer altijd een heel boekjaar inclusief beginbalans, anders sluit de balans niet.

Zo werkt het in Easyclose

Je cijfers binnenhalen begint altijd met een export uit je eigen boekhoudpakket. Easyclose accepteert de bestanden die vrijwel elk pakket kan leveren, zodat je nooit hoeft te wachten op een speciale koppeling. Je kiest het bestand via de knop + Data importeren rechtsboven, of je sleept het in het importvenster.

De drie soorten bestanden

• XAF (auditfile): de Nederlandse standaard-auditfile. De structuur ligt vast, dus deze import werkt direct: je hoeft geen kolommen toe te wijzen. Dit is de snelste en meest complete route.
• Excel (.xlsx, .xls): een vrije export van je boekings- of grootboekregels. De kolommen verschillen per pakket, dus die wijs je eenmalig zelf toe.
• CSV (en .tsv, .txt): een eenvoudige tekst-export met komma's of puntkomma's tussen de velden. Ook hierbij wijs je de kolommen eenmalig toe.

Alles wordt eerst in je browser gecontroleerd

Wat je ook kiest: het bestand wordt eerst in je eigen browser ingelezen en gecontroleerd. Pas daarna gaan de genormaliseerde boekingsregels naar de beveiligde cloud. Bedragen worden intern opgeslagen als hele centen, zodat er nooit afrondingsfouten ontstaan.

Verder lezen: Een auditfile (XAF) importeren · Een Excel- of CSV-export importeren.