Elke rapportage begint met een export uit het boekhoudpakket: een auditfile, een Excel of een CSV met alle boekingsregels. Die export is een momentopname en kan onvolledig zijn zonder dat je het ziet: een periode die buiten de selectie viel, een beginbalans die niet is meegekomen, een kolom die verkeerd is gelezen. Rapporteer je op zo'n bestand, dan rapporteer je fouten met veel zelfvertrouwen.
Drie controles die elke export moet doorstaan
- Debet is credit. Dubbel boekhouden betekent dat elke boeking even veel debet als credit bevat. De som van alle debetbedragen in het bestand moet dus exact gelijk zijn aan de som van alle creditbedragen. Een verschil betekent dat regels ontbreken of dat bedragen verkeerd zijn gelezen.
- De balans sluit. Activa min passiva is nul, ook na het opnemen van het resultaat. Sluit de balans niet, dan mist de beginbalans, of is het resultaat van vorig jaar niet doorgerold.
- Alle perioden zijn er. Een boekjaar heeft twaalf maanden plus eventueel een openingsperiode en correctieperioden. Een maand zonder één boeking is bijna nooit echt leeg; er is dan een deel van de export niet meegekomen.
Deze controles kosten seconden en vangen het overgrote deel van de importfouten af. Ze horen vóór het rapporteren te gebeuren, niet erna.
Zo werkt het in Easyclose
Direct na het inlezen voert Easyclose een paar controles uit, nog vóór er iets wordt opgeslagen. Zo rapporteer je nooit op cijfers die niet kloppen.
De drie hoofdcontroles
- Debet = credit. De som van alle debetbedragen moet exact gelijk zijn aan de som van alle creditbedragen.
- Balans sluit. De balans moet per saldo op nul uitkomen; activa en passiva zijn in evenwicht.
- Perioden compleet. Easyclose signaleert een ontbrekende maand tussen de eerste en de laatste maand met boekingen, zodat je niet per ongeluk een maand mist.
Controleoverzicht
| ✓ Debet = credit | in evenwicht |
| ✓ Balans sluit | € 1.504.896 |
| ✓ Perioden compleet | 12 van 12 |
Wat als iets niet klopt?
Wijkt een controle af, dan zie je dat vóór de import, met een aanwijzing waar het misgaat: welk bedrag het verschil is, of welke periode ontbreekt. Je kunt dan eerst je export corrigeren en het bestand opnieuw aanbieden.
Wat wél blokkeert
Bij een Excel- of CSV-bestand stopt de import als Easyclose een periode niet als maand kan lezen of een datum niet herkent; de melding noemt hoeveel regels het zijn en geeft voorbeelden. Pas dan de kolomtoewijzing of het bestand aan.
Staan er al cijfers?
Staan er voor dezelfde administratie en hetzelfde boekjaar al cijfers in je omgeving, dan vraagt Easyclose eerst Bestaande cijfers vervangen?, met de oude en de nieuwe aantallen naast elkaar. Vervangen kan niet ongedaan worden gemaakt: importeer je maar een deel van het jaar, dan raak je de andere perioden kwijt.
Veelgestelde vragen
Waarom moet debet gelijk zijn aan credit in een export?
Omdat dubbel boekhouden afdwingt dat elke boeking aan beide kanten even groot is. Over het hele bestand moet de som van alle debetbedragen daarom exact gelijk zijn aan de som van alle creditbedragen. Een verschil betekent dat er regels ontbreken of dat bedragen aan de verkeerde kant zijn gelezen.
Wat betekent het als de balans na import niet sluit?
Meestal dat de beginbalans of de openingsperiode niet in de export zit, of dat het resultaat van het vorige boekjaar niet naar het eigen vermogen is doorgerold. Soms is een kolom verkeerd gelezen, waardoor een bedrag aan de verkeerde kant terechtkomt. De oplossing is bijna altijd: opnieuw exporteren met alle perioden inclusief de beginbalans.
Hoe controleer je of alle perioden in een export zitten?
Tel per periode het aantal boekingsregels. Een boekjaar heeft twaalf maandperioden en vaak een periode 0 voor de beginbalans; elke periode hoort regels te bevatten. Een lege of ontbrekende periode betekent dat de exportselectie te smal was.
Wat is een auditfile-controle?
Een set controles op het XAF-bestand nadat het is ingelezen: is het bestand compleet, sluiten debet en credit, sluit de balans, zijn alle perioden aanwezig en bevat elke boeking een rekening die in het rekeningschema voorkomt. Het is de technische tegenhanger van de inhoudelijke controle die een accountant op de administratie doet.