Een kengetal is een cijfer dat een ontwikkeling in je bedrijf samenvat in een enkel getal dat je maand op maand kunt volgen, zoals de brutomarge in procenten of het aantal dagen dat klanten erover doen om te betalen. Een kengetal geeft geen antwoord, het stelt een vraag: het laat zien waar je moet kijken. Voor een directeur-grootaandeelhouder in het mkb is een set van ongeveer tien kengetallen, elke maand op dezelfde manier gepresenteerd, genoeg om het bedrijf te sturen.
Waarom zijn tien kengetallen genoeg?
Stuurinformatie werkt alleen als iemand er daadwerkelijk naar kijkt. Een rapport met dertig kengetallen wordt niet gelezen, het wordt doorgebladerd. Bij tien getallen weet je na twee maanden uit je hoofd wat de normale waarde is, en valt een afwijking meteen op. Bij dertig weet je van geen enkel getal meer wat normaal is, dus valt er niets meer op.
Er is nog een reden. Elk kengetal dat op je rapport staat, moet elke maand op dezelfde manier worden berekend, gecontroleerd en zo nodig uitgelegd. Dat kost tijd. Tien kengetallen die kloppen en waar iemand verantwoordelijk voor is, zijn meer waard dan dertig die grotendeels ongelezen blijven en waarvan er drie stilletjes fout staan. Snijden is dus geen luiheid maar een keuze: welke tien getallen zouden je aan het denken zetten als ze verkeerd staan?
Tien is geen wet: zeven is prima, veertien kan bij heel verschillende activiteiten. Maar boven de vijftien is het bijna altijd een verzameling geworden in plaats van een selectie.
Hoe kies je een goed kengetal?
Een kengetal verdient zijn plaats op het rapport pas als het aan vier eisen voldoet. Loop ze langs voor elk getal dat je overweegt.
- Beïnvloedbaar. Er moet iemand in het bedrijf zijn die er iets aan kan doen. De brutomarge is beïnvloedbaar: via prijzen, inkoop, calculatie en werkvoorbereiding. De rentestand is dat niet. Zet alleen getallen op je rapport waarachter een besluit kan zitten.
- Tijdig beschikbaar. Een kengetal over de vorige maand dat pas na drie weken verschijnt, gaat over een periode waarin je niets meer kunt veranderen. Hoe je de doorlooptijd van de afsluiting terugbrengt, staat in fast close. Vuistregel: liever een cijfer met een kleine onzekerheid op werkdag vijf dan een perfect cijfer op de twintigste.
- Eenduidig gedefinieerd. Leg per kengetal vast welke rekeningen erin zitten, met welke teller en noemer wordt gerekend, en of het om de maand gaat of om het jaar tot en met die maand. Zet die definitie op papier, niet in het hoofd van degene die het rapport maakt.
- Met een norm ernaast. Een getal zonder verwachting is een weetje. Pas als er een budget, een vorig jaar, een branchegebruik of een gemaakte afspraak naast staat, wordt het een signaal. Hoe je een afwijking leest, staat in vergelijken met budget en vorig jaar.
Welke tien kengetallen wil een DGA elke maand zien?
Hieronder een set die voor de meeste mkb-bedrijven werkt, met de rekenwijze in woorden. Vervang gerust een getal door iets dat in jouw bedrijf harder stuurt, maar houd de omvang gelijk.
- Omzet van de maand en orderportefeuille. De gefactureerde omzet van de maand uit de winst-en-verliesrekening, met daarnaast de waarde van het verkochte werk dat nog niet is gefactureerd. Het eerste getal zegt waar je vandaan komt, het tweede waar je heen gaat.
- Brutomarge in procenten. Omzet min inkoopwaarde en directe kosten, gedeeld door de omzet, maal honderd. Dit is het gevoeligste getal van het hele rapport: een verschuiving van een procentpunt raakt het resultaat direct.
- Personeelskosten als percentage van de omzet. Alle loonkosten inclusief inhuur en uitzendkrachten, gedeeld door de omzet. Laat je de inhuur eruit, dan daalt het percentage vanzelf zodra je meer uitbesteedt, terwijl er niets is verbeterd.
- Bedrijfsresultaat. Brutomarge min alle bedrijfskosten, voor rente en belasting, in euro en als percentage van de omzet. Dat percentage maakt maanden van verschillende omvang met elkaar vergelijkbaar.
- Resultaat ten opzichte van budget. Het werkelijke resultaat min het begrote resultaat, voor de maand en cumulatief voor het jaar tot en met die maand. Het cumulatieve verschil is het eerlijkste getal, omdat maanden die elkaar opheffen je niet twee keer laten schrikken.
- Banksaldo en beschikbare kredietruimte. Het saldo op alle bankrekeningen plus het nog niet opgenomen deel van het rekening-courantkrediet. Samen is dat je werkelijke speelruimte, en dat is een ander getal dan de winst.
- Debiteurentermijn. Het openstaande debiteurensaldo gedeeld door de omzet inclusief btw van de maand, maal dertig dagen. De uitkomst is het aantal dagen dat je gemiddeld op je geld wacht.
- Voorraad of onderhanden werk. De waarde van de voorraad, of bij projectbedrijven de waarde van het gewerkte maar nog niet gefactureerde werk, plus de verandering ten opzichte van vorige maand. Een stijging die je niet kunt verklaren, is bijna altijd een probleem dat je later alsnog ontdekt.
- Solvabiliteit. Het eigen vermogen gedeeld door het balanstotaal, maal honderd. Dit is het enige echt trage getal in de lijst: het beweegt langzaam, maar het bepaalt wat je bank en je verzekeraar van je vinden.
- Een niet-financieel kengetal uit je eigen bedrijf. Bezettingsgraad, aantal actieve klanten, aantal geleverde orders, aantal openstaande offertes of het verzuimpercentage. Dit getal loopt meestal voor op de financiële cijfers en verklaart wat de andere negen laten zien.
Merk op dat vier van de tien niets met winst te maken hebben. Bedrijven komen zelden in de problemen door het resultaat alleen, en vaak door een lege bankrekening of een debiteurenpost die oploopt.
Hoe vaak kijk je ernaar, en hoe laat je het zien?
Niet elk kengetal hoort in hetzelfde ritme. Grofweg zijn er twee snelheden.
- Wekelijks: banksaldo en kredietruimte, debiteuren die over hun vervaldatum zijn, orderinstroom en orderportefeuille, en het niet-financiële kengetal. Dit zijn getallen die je uit de lopende administratie kunt halen zonder dat de maand af is.
- Maandelijks: brutomarge, personeelskosten in procenten, bedrijfsresultaat, verschil met budget, voorraad of onderhanden werk en solvabiliteit. Deze horen bij een afgesloten maand. Een resultaatcijfer uit een maand waarin de facturen nog niet allemaal zijn ingeboekt, is geen stuurinformatie maar een gok.
Voor de presentatie gelden twee regels. De eerste: een kengetal wordt nooit alleen getoond. Zet er altijd minstens een vergelijking naast, en bij voorkeur alle drie: vorige maand, dezelfde maand vorig jaar en het budget. Zo weet de lezer meteen of 38 procent goed of slecht nieuws is. De tweede: laat naast het getal een trendlijn van twaalf maanden zien. Een enkel getal vertelt of het goed of slecht staat, een reeks van twaalf vertelt of het een uitschieter is of een beweging, en dat verschil bepaalt of je iets moet doen. Welke onderdelen verder in een goed maandpakket horen, staat in maandrapportage opstellen. Voor de opbouw van het scherm zelf is een financieel dashboard bouwen het startpunt.
Rekenvoorbeeld: een maand met 640.000 euro omzet
Neem een handels- en montagebedrijf met deze cijfers over de maand: omzet 640.000 euro, brutomarge 38 procent, personeelskosten 152.000 euro, overige bedrijfskosten 61.000 euro, debiteuren 720.000 euro, eigen vermogen 980.000 euro en een balanstotaal van 3.100.000 euro.
De brutomarge is 38 procent van 640.000 euro, dus 243.200 euro; de inkoopwaarde is daarmee 396.800 euro. De kosten zijn samen 152.000 plus 61.000 is 213.000 euro. Het bedrijfsresultaat is dus 243.200 min 213.000 is 30.200 euro, ofwel 4,7 procent van de omzet. De personeelskosten zijn 152.000 gedeeld door 640.000, dat is 23,8 procent van de omzet.
Met een kostenlast van 213.000 euro per maand en een marge van 38 procent ligt de omzet waarbij het resultaat precies nul is op 213.000 gedeeld door 0,38, ongeveer 560.500 euro. Deze maand zit daar zo'n 14 procent boven. Dat maakt ook meteen duidelijk hoe scherp de marge zit: zakt de brutomarge naar 37 procent, dan levert dezelfde omzet 6.400 euro minder op, ruim een vijfde van het resultaat van deze maand.
De debiteurentermijn reken je op de omzet inclusief btw: 640.000 plus 21 procent is 774.400 euro. Dan is 720.000 gedeeld door 774.400, maal dertig dagen, afgerond 28 dagen. De solvabiliteit is 980.000 gedeeld door 3.100.000, ofwel 31,6 procent.
| Kengetal | Uitkomst deze maand | Het gesprek dat het oproept |
|---|---|---|
| Omzet | 640.000 euro | Is dit een normale maand, en wat zegt de orderportefeuille over de volgende twee? |
| Brutomarge | 38 procent, 243.200 euro | Op welke orders of artikelgroepen zit de afwijking, en is die eenmalig of blijvend? |
| Personeelskosten | 23,8 procent, 152.000 euro | Zit de inhuur erin, en beweegt het percentage mee met de omzet of niet? |
| Bedrijfsresultaat | 30.200 euro, 4,7 procent | Houden we bij deze mix genoeg over om te investeren en af te lossen? |
| Omzet bij resultaat nul | ongeveer 560.500 euro | Hoeveel omzet mogen we verliezen voordat de maand verlies oplevert? |
| Debiteurentermijn | 28 dagen | Past dit bij de afgesproken betaaltermijn, en zit er een grote late post in? |
| Solvabiliteit | 31,6 procent | Beweegt dit de goede kant op, en past het bij de eisen van de bank? |
Zeven getallen, zeven gesprekken. Geen van deze getallen zegt op zichzelf wat er moet gebeuren, maar samen sturen ze het maandoverleg naar de twee of drie onderwerpen die er die maand toe doen.
Wat gaat er in de praktijk mis?
- Kengetallen die niemand kan beïnvloeden. Rentestand, valutakoers, een marktcijfer uit een branchevereniging. Interessant om te weten, maar er zit geen besluit achter. Ze vullen het rapport en verdringen de getallen waar wel aan te draaien valt.
- Elke maand een andere definitie. De ene maand zit inhuur in de personeelskosten, de volgende maand niet; de ene maand telt doorbelaste vracht mee in de omzet, de volgende maand niet. Het kengetal beweegt dan door de definitie in plaats van door het bedrijf, en de trendlijn wordt waardeloos. Leg de definitie eenmalig vast en wijzig hem alleen bewust, met een correctie van de historie erbij.
- Een dashboard dat pas op de twintigste beschikbaar is. Dan is de helft van de volgende maand alweer voorbij. Een cijfer waarop je niet meer kunt bijsturen, is geschiedenis en geen stuurinformatie.
- Groen en rood zonder norm eronder. Kleuren suggereren een oordeel, maar als niemand kan uitleggen bij welke waarde het groen wordt, is de kleur een mening. Zet de norm zichtbaar bij het kengetal, ook als die norm gewoon het budget of vorig jaar is.
- Een cijfer dat niet naar de boekingen te herleiden is. Zodra iemand vraagt waar die 38 procent uit bestaat en het antwoord een werkblad is dat maar een persoon begrijpt, verliest het kengetal zijn gezag. Elk getal op het rapport moet terug te voeren zijn op grootboekrekeningen en uiteindelijk op boekingsregels.
Tien kengetallen, elk met een vaste definitie, een norm ernaast, een trendlijn eronder en een boeking als iemand doorvraagt: dat is genoeg om een mkb-bedrijf te sturen. Alles wat daarna nog komt, is detail dat je opzoekt op het moment dat een van de tien iets laat zien.
Zo werkt het in Easyclose
Easyclose haalt de cijfers uit je boekhouding via een auditfile, Excel of een directe koppeling die elke nacht ververst, en zet ze om in vaste kengetallen. Op het overzichtsscherm staan de belangrijkste getallen van de maand; daarnaast bouw je met versleepbare widgets je eigen dashboard met grafieken, tabellen en kengetallen op je eigen rubrieken of rekeningen. Elk getal wordt getoond met de vergelijking ernaast: budget, vorig jaar of vorige periode, waarbij gunstig groen is en ongunstig rood, gemeten naar de aard van de regel. In de filterbalk kies je de maand, het jaar tot en met de rapportagemaand of de laatste twaalf maanden, zodat een trend zichtbaar wordt in plaats van een los getal.
De heatmap per rubriek of rekening laat zien welke maand afwijkt, en elk bedrag klikt door tot de boekingsregel met datum, dagboek, boekstuk en relatie. Budgetten leg je per scenario vast, zodat er een norm naast je kengetallen staat. Bekijk het in de demo.
Veelgestelde vragen
Wat is een kengetal?
Een kengetal is een cijfer dat een ontwikkeling in een bedrijf samenvat in een enkel getal dat je maand op maand kunt volgen, zoals de brutomarge in procenten, de debiteurentermijn in dagen of de solvabiliteit. Een kengetal geeft geen antwoord, maar wijst aan waar je moet kijken. Het wordt pas bruikbaar als er een norm naast staat: een budget, vorig jaar of een gemaakte afspraak.
Hoeveel kengetallen heeft een mkb-bedrijf nodig?
Ongeveer tien. Bij die omvang weet je na een paar maanden uit je hoofd wat een normale waarde is, zodat een afwijking meteen opvalt. Bij dertig kengetallen weet je van geen enkel getal meer wat normaal is en wordt het rapport doorgebladerd in plaats van gelezen. Bovendien moet elk kengetal maandelijks worden berekend, gecontroleerd en uitgelegd, en dat kost tijd.
Welke cijfers wil een DGA maandelijks zien?
Een werkbare set is: omzet en orderportefeuille, brutomarge in procenten, personeelskosten als percentage van de omzet, bedrijfsresultaat, het verschil met het budget, banksaldo plus beschikbare kredietruimte, debiteurentermijn, voorraad of onderhanden werk, solvabiliteit en een niet-financieel getal uit het eigen bedrijf, zoals bezettingsgraad of aantal actieve klanten. Vier daarvan gaan niet over winst maar over geld en risico.
Hoe bereken je de debiteurentermijn?
Deel het openstaande debiteurensaldo door de omzet inclusief btw van de maand en vermenigvuldig met dertig dagen. Bij 720.000 euro debiteuren en 640.000 euro omzet, inclusief 21 procent btw dus 774.400 euro, kom je uit op 28 dagen. Vergelijk die uitkomst met de betaaltermijn die je hebt afgesproken: is die veertien dagen, dan wacht je twee weken te lang op je geld.
Wat is het verschil tussen een kengetal en een ratio?
Een ratio is een verhouding tussen twee posten uit de jaarrekening, zoals de solvabiliteit of de verhouding tussen vlottende activa en kortlopende schulden. Die zegt vooral iets over de positie op een peildatum. Een kengetal is breder: het kan een ratio zijn, maar ook een absoluut bedrag zoals het banksaldo, of een niet-financieel getal zoals de bezettingsgraad. Voor sturen op maandbasis is die bredere set nuttiger.
Hoe vaak moet je naar je kengetallen kijken?
In twee ritmes. Wekelijks kijk je naar getallen die uit de lopende administratie komen: banksaldo en kredietruimte, achterstallige debiteuren, orderinstroom en een niet-financieel getal. Maandelijks kijk je naar de getallen die een afgesloten maand nodig hebben: marge, personeelskosten in procenten, resultaat, verschil met budget, voorraad en solvabiliteit. Een resultaatcijfer uit een maand die nog niet af is, is een gok.