Financiële cijfers zijn bedrijfsgevoelig en vallen bij personeelskosten en relaties ook onder de AVG. Voor je ze aan cloudsoftware toevertrouwt, wil je drie dingen weten: waar de servers staan, hoe de gegevens zijn beschermd, en wie er als verwerker bij betrokken is.
Datalocatie
De fysieke plek van de database bepaalt welk recht van toepassing is en of gegevens de Europese Unie verlaten. Hosting binnen de EU, bijvoorbeeld in Frankfurt of Amsterdam, betekent dat de AVG rechtstreeks geldt en er geen doorgifte naar derde landen plaatsvindt. Vraag niet alleen naar de database, maar ook naar back-ups, e-mailverzending en AI-diensten: die kunnen elders draaien.
Versleuteling
Gegevens horen versleuteld te zijn tijdens transport (de verbinding tussen browser en server, herkenbaar aan https) en in rust (op de schijf van de server). Het eerste is tegenwoordig vanzelfsprekend; naar het tweede moet je vragen.
Verwerkersovereenkomst
Elke partij die namens de leverancier gegevens verwerkt (hosting, e-mail, AI) is een subverwerker. De leverancier hoort met elk van hen een verwerkersovereenkomst te hebben en de lijst op verzoek te delen. Jij sluit op jouw beurt een verwerkersovereenkomst met de leverancier zelf.
Zo werkt het in Easyclose
Je cijfers in Easyclose staan in de Europese cloud. De database draait in de regio Frankfurt (EU-central), je gegevens worden versleuteld bewaard, en met onze leveranciers werken we met verwerkersovereenkomsten. Concreet betekent dat: je financiële gegevens verlaten de Europese Unie niet.
Wat staat er precies?
In de cloud bewaren we alleen wat nodig is om je rapportages te tonen: je administraties, de geïmporteerde boekingen, je grootboekrekeningen en relaties, je rekening-naar-rubriek-mapping en je rapportagestructuur. Bij de demo Vermeulen Groep gaat het bijvoorbeeld om de twee BV's Vermeulen Techniek B.V. en Vermeulen Service & Onderhoud B.V. over de boekjaren 2024 en 2025.
Opslag in de EU
| Locatie | Frankfurt (EU) |
| Versleuteld opgeslagen | Ja |
| Versleuteld onderweg | Ja |
| Verwerkersovereenkomsten | Ja |
Verder lezen: Hoe is mijn data afgeschermd? · Al mijn data exporteren · Privacy en verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Waarom is de locatie van financiële data belangrijk?
De fysieke plek van de servers bepaalt welk recht van toepassing is en of gegevens de EU verlaten. Bij hosting binnen de EU geldt de AVG rechtstreeks en is er geen doorgifte naar derde landen. Financiële data bevat bovendien persoonsgegevens (personeelskosten, relaties) en is bedrijfsgevoelig.
Wat is een verwerkersovereenkomst?
Een overeenkomst die de AVG verplicht stelt tussen een organisatie die persoonsgegevens laat verwerken (de verwerkingsverantwoordelijke) en de partij die dat namens haar doet (de verwerker). Hij legt vast welke gegevens worden verwerkt, waarvoor, hoe ze zijn beveiligd, welke subverwerkers worden ingeschakeld en wat er bij een datalek gebeurt.
Wat is het verschil tussen versleuteling tijdens transport en in rust?
Tijdens transport beschermt versleuteling de gegevens onderweg tussen browser en server (https/TLS). In rust beschermt hij de opgeslagen gegevens op de schijf van de server, zodat een gestolen schijf of back-up onleesbaar is. Goede cloudsoftware doet beide.
Verlaten mijn gegevens de EU als ik een demo in de browser gebruik?
Bij een demo die volledig in de browser draait, worden er geen gegevens naar een server gestuurd en verlaten ze dus ook niets. Dat is anders zodra je een account aanmaakt en importeert: dan komen de gegevens in de cloud van de leverancier te staan, en geldt de datalocatie van die leverancier.